HILLWAY - z nami osiągniesz szczyty!

Profesjonalne szkolenia biznesowe i doradztwo dla firm

RODO – Polityka informacyjna

Warszawa, 24.05.2018

Szanowni Państwo,

Drodzy Kontrahenci, Klienci, Pracownicy i Współpracownicy, Partnerzy Biznesowi oraz nasi Ambasadorzy

Z dniem wejścia w życie przepisów RODO zmienia się kwestia ochrony danych osobowych i zarządzania tymi danymi w biznesie.

Teraz każda informacja tj. i moje i Państwa imię i nazwisko połączone z nazwą firmy jest daną osobową chronioną w myśl przepisów – niezależnie od tego, czy jest publicznie dostępna czy nie.

W HILLWAY Training & Consulting od początku działalności firmy ogromną wagę przykładamy do ochrony danych poufnych, tajemnicy przedsiębiorstw i ochrony danych osobowych. Dbamy o to nie tylko na poziomie odpowiednich zabezpieczeń teleinformatycznych, ale przede wszystkim dbając o świadomość rangi ochrony u naszych pracowników, współpracowników i partnerów biznesowych.

Uprzejmie informujemy, że HILLWAY Training & Consulting Drumlak, Kalinowski i Sawicka Sp.j., posiada w swoich zasobach Państwa dane osobowe związane z Państwa działalnością zawodową.

Dane te przetwarzane są wyłącznie do celów związanych z naszą lub Państwa działalnością zawodową, pozyskane zazwyczaj w toku prowadzonych rozmów o wspólnych przedsięwzięciach, szkoleniach lub projektach doradczych przez naszych pracowników i współpracowników bezpośrednio – podczas spotkań, konferencji; e-mailem lub poprzez kontakty przez portale społecznościowe.

W każdej chwili macie Państwo do nich wgląd, a także możliwość ich poprawienia lub usunięcia z bazy jeżeli nie koliduje to z inną przesłanką do administrowania danymi. (Prośba o zapoznanie się z całością informacji załączonej poniżej).

Dziękujemy za zaufanie, którym nas Państwo obdarzyliście i obdarzacie. Staramy się cały czas świadczyć usługi najwyższej jakości przewyższające Państwa oczekiwania.

Z poważaniem,

W imieniu całego zespołu HILLWAY

Marzena Sawicka

Dyrektor Zarządzająca

POLITYKA INFORMACYJNA HILLWAY Training & Consulting  – RODO 

Uprzejmie informujemy, że HILLWAY Training & Consulting Drumlak, Kalinowski i Sawicka Sp.j., posiada w swoich zasobach Państwa dane osobowe związane z Państwa działalnością zawodową.

Dane te przetwarzane są wyłącznie do celów związanych z działalnością zawodową. W każdej chwili macie Państwo do nich wgląd, a także możliwość ich poprawienia lub usunięcia z bazy.

Prośba o zapoznanie się z całością informacji załączonej poniżej, a w przypadku dodatkowych pytań zapraszamy w pierwszej kolejności do bezpośredniego kontaktu i rozmowy.

Celem uniknięcia wątpliwości, w ramach realizacji założeń Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, uprzejmie informujemy, jak następuje:

HILLWAY Training & Consulting Drumlak, Kalinowski i Sawicka Sp.j. z siedzibą w Warszawie, ul. Grażyny 13/15, posiada lub może posiadać Państwa dane osobowe takie jak:

  • dane potwierdzające tożsamość osoby tj. imię, nazwisko, zdjęcie, adres, adres e – mail, numery telefonów stacjonarnych i komórkowych
  • dane o firmie, branży, zajmowanym stanowisku, przebiegu kariery zawodowej pozyskane osobiście lub w z mediów internetowych, portali i forów biznesowych, prasy
  • dane adresowe firmy i jej siedziby, oddziałów, w których Państwo pracujecie
  • link do profilu na Facebooku, LinkedIn lub GoldenLine
  • dane IP i pliki coockies osób korzystających z naszych serwisów www czy stron w social mediach
  • dane osobowe, które zostały uzyskane bezpośrednio od Państwa w związku z prowadzeniem rozmów handlowych, rozmów o współpracy
  • inne dane dostępne z publicznie dostępnych źródeł np. prasy biznesowej, wywiadów branżowych, dane z KRS, z informacji prasowej
  • dane dotyczące zakupionych produktów lub usług świadczonych przez Państwa na naszą rzecz lub przez nas na rzecz Państwa firm
  • dane dotyczące naszej korespondencji (czy odbywa się osobiście, na piśmie, telefonicznie, czy w inny przyjęty między nami sposób np. Messenger lub LinkedIn).

Przetwarzamy przedmiotowe dane osobowe w swojej bazie kontaktów dla celów związanych z działalnością firmy i świadczeniem profesjonalnych i dopasowanych do Państwa potrzeb usług szkoleniowo-doradczych.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, a od 25.05.2018 r. będzie nią art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, albowiem jest to przetwarzanie w „prawnie uzasadnionym interesie administratora” – HILLWAY Training & Consulting Drumlak, Kalinowski i Sawicka Sp.j., niezbędnym do wykonywania przezeń jego działalności zgodnie z należytymi standardami, w jednoczesnym powiązaniu z równoległym interesem po Państwa stronie, wynikającym z działalności zawodowej prowadzonej przez Państwa.

CELE  PRZETWARZANIA

Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

  1. odpowiadanie na zapytania o konkretne szkolenia, usługi lub prowadzenie rozmów o współpracy, Państwa działalności
  2. kierowanie treści merytorycznych
  3. kierowanie treści marketingowych
  4. prowadzenie negocjacji handlowych
  5. udzielanie odpowiedzi na pisma i wnioski;
  6. zawarcie i realizacja umów (świadczenia usług) – wykonanie konkretnych usług
  7. prowadzenie analiz i statystyk oraz na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i w celach sprawozdawczych
  8. prowadzenie badań i ankiet na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej;
  9. sprzedaż produktów i usług oferowanych przez spółkę;
  10. prowadzenie działań marketingowych podejmowanych przez spółkę samodzielnie lub we współpracy z innymi podmiotami;
  11. fakturowanie i pobieranie opłat, rozliczanie usług oraz ewentualne dochodzenie roszczeń;
  12. archiwizacja dokumentów wymaganych prawnie;
  13. prowadzenie działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa;
  14. wypełnianie obowiązku prawnego ciążącego na spółce.

PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych jest:

  1. nawiązane relacje na spotkaniach biznesowych, konferencjach i dane uzyskane w ramach wymiany wizytówek
  2. prowadzone dotychczas rozmowy handlowe z Państwa firmami i przekazane dane przez przedstawicieli Państwa firm
  3. nawiązane relacje na portalach typu LinkedIn, GoldenLine z przedstawicielami HILLWAY
  4. podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy np. odpowiedź na rozeznanie rynkowe, RFI, zapytanie ofertowe, telefoniczne zapytanie o usługi świadczone przez HILLWAY
  5. wykonanie umów świadczonych przez HILLWAY na rzecz Państwa firm
  6. udzielona wcześniej zgoda na otrzymywanie np. newslettera, kontakty marketingowe i handlowe
  7. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze np. rozliczanie podatków i archiwizacja dokumentów potwierdzających wykonanie usługi
  8. konieczność wynikająca z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, takich jak udzielanie odpowiedzi na Państwa pisma i wnioski.

PRZEKAZYWANIE DANYCH

Państwa dane mogą być przekazywane w zależności od rodzaju kontaktów i wykonywanych usług oraz w ograniczonym zakresie następującym podmiotom:

  1. pracownikom i podmiotom współpracującym (pracownikom zatrudnionym na inne umowy, niż umowa o pracę, w tym Trenerzy i Konsultanci współpracujący w oparciu umowy B2B, biuro księgowo-rachunkowe, doradztwo podatkowe, kancelarie prawne, firmy windykacyjne, banki, firmy hostingowe)
  2. partnerzy handlowi współpracownicy pracujący w oparciu o umowy B2B, Trenerzy firmy drukujące korespondencję lub obsługujące korespondencję otrzymywaną od klientów, biura informacji gospodarczej, firmy archiwizujące dokumenty, firmy zajmujące się badaniami opinii klientów, partnerzy świadczący usługi techniczne (np. rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych i serwisów internetowych)
  3. sponsorzy wydarzeń tj. Konferencji, warsztatów
  4. firmom kurierskim i pocztowym, które będą dostarczać do Państwa przesyłki;
  5. podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa np. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Pracy, Urzędy Skarbowe i inne

W takich przypadkach wymagamy od podmiotów trzecich zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji oraz wykorzystania ich jedynie do zapewnienia nam danej usługi lub produktu

PAŃSTWA TRZECIE

HILLWAY stawia na innowacyjność procesową i organizacyjną. Wiele rozwiązań, z których korzystamy jest dostarczana przez globalne firmy działające na całym świecie mające np. swoje serwery w tzw. Państwach trzecich

Państwa dane mogą być przekazane do państw trzecich (m.in. USA) w związku z:

  1. komunikacją z HILLWAY i pracownikami HILLWAY np. przy użyciu poczty elektronicznej czy czatu – Hangoutu – korzystamy m.in. z zabezpieczonych innowacyjnych rozwiązań Google dla Firm,
  2. działaniami podejmowanymi na serwisach społecznościowych oraz wykorzystaniem wtyczek i innych narzędzi pochodzących z tych serwisów (m.in. Facebook, LinkedIn, Twitter, Google);
  3. wykorzystaniem narzędzi analitycznych i służących anonimowemu śledzeniu zachowań użytkowników, w szczególności takich jak Google Analytics;
  4. wykonywaniem ankiet i badań przedszkoleniowych -Państwa dane w zakresie np.: adresu email i nr IP komputera potrzebne do przygotowania wysyłki i przeprowadzenia ankiet przekazywane są do Stanów Zjednoczonych poprzez zapisywanie ich w bazie zlokalizowanej na serwerze znajdującym się w Stanach Zjednoczonych. Wynika to z faktu, że Administrator danych korzysta z systemu ankietowego SurveyMonkey, którego dostawcą jest podmiot amerykański
  5. wykonywaniem innych czynności, które mogą być związane ze świadczeniem innych wskazanych w umowach usług.

Podmioty te gwarantują poufność danych zapisywanych w ich bazach. Podmioty te należy do programu EU-US Privacy Shield.

OKRES PRZECHOWYWANIA I PRZETWARZANIA DANYCH

Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który Państwa dane osobowe będą przechowywane, jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

  1. przepisy prawa, które mogą obligować HILLWAY Training & Consulting Sp. J. do przetwarzania danych przez określony czas (np. wynikające z przepisów podatkowych lub rachunkowych);
  2. okres, przez jaki są świadczone usługi
  3. okres, który jest niezbędny do ochrony i obrony interesów administratora;
  4. okres, na jaki została udzielona zgoda.

Państwa dane przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania:

  • w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji Umowy (np. zrealizowania zamówienia) – przez okres realizowania Umowy (realizowania zamówienia, umowy),
  • w przypadku przetwarzania danych dla realizacji naszych uzasadnionych interesów – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu,
  • w przypadku przetwarzania danych na  podstawie Twojej zgody – do momentu jej cofnięcia.

Każdorazowo w zakresie, w którym udzielacie Państwo zgody na przetwarzanie danych osobowych macie Państwo prawo wycofania tej zgody.

Dane osobowe będą przetwarzane w czasie prowadzenia przez Państwa działalności zawodowej, w wyniku obowiązujących przepisów i interesów Administratora lub do czasu wyrażenia sprzeciwu.

Jednocześnie informujemy, że dane uczestników szkoleń zamkniętych po 25 maja 2018 będą przetwarzane zgodnie z umowami powierzenia danych, czyli będą kasowane zgodnie z wewnętrznym regulaminem nie później niż 60 dni po zakończeniu wykonania usługi.

Dane osób będących uczestnikami szkoleń mogą być przetwarzane dłużej na bazie innych przesłanek niż umowa – czyli np. samodzielnie wyrażona zgoda czy obsługa innych zapytań ofertowych, prowadzenie innych rozmów np. handlowych.

PROFILOWANIE – DOPASOWANIE USŁUG DO PAŃSTWA POTRZEB

HILLWAY korzysta i planuje korzystanie z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji i m.in. profilowania użytkowników serwisu internetowego czy profilowania odbiorców newslettera, mailingów pod kątem oczekiwanych i pożądanych treści czy ofert marketingowych i handlowych. Następujące decyzje są podejmowane w sposób zautomatyzowny: profilowanie wykonywane jest w oparciu o posiadane dane, w szczególności takie, jak: dane dotyczące świadczonych usług, zajmowanego stanowiska i branży, dane transmisyjne, dane o lokalizacji, informacje pozyskane za pomocą tzw. plików cookies.

Profilowanie ma na celu jak najlepsze dopasowanie oferty do Państwa potrzeb i oczekiwań, w szczególności ma wpływ na informacje marketingowe oraz oferty jakie Państwo będą otrzymywać (oferta dopasowana do Państwa potrzeb).

PRAWO DO WGLĄDU, SPROSTOWANIA, USUNIĘCIA DANYCH I SKARGI

Informujemy o prawie wglądu do danych osobowych oraz do ich poprawiania, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, o prawie do przenoszenia danych, prawie wniesienia sprzeciwu odnośnie ich przetwarzania oraz wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, gdy przetwarzanie danych osobowych zostanie uznane za naruszające bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne (Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, zaś od 25 maja 2018 r. – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona przez Administratora o odpowiedź na kilka pytań związanych z jej Danymi Osobowymi, które umożliwiają weryfikację jej tożsamości.

Wszelkie wyrażone przez Państwa zgody można wycofać w dowolnym terminie. Prosimy o wycofywanie zgód oraz zgłaszanie woli dostępu lub ww. żądań w formie pisemnej lub elektronicznej, dla celów dowodowych. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania Państwa danych przed terminem zgłoszenia tego żądania.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM DANYCH 

Prawa osoby udzielającej danych osobowych wymagające kontaktu z Administratorem danych osobowych (HILLWAY Training & Consulting) należy realizować poprzez kontakt pod adresem e – mail: iod@hillway.pl lub pocztą tradycyjną na adres:

Inspektor Ochrony Danych,

HILLWAY Training & Consulting Drumlak, Kalinowski i Sawicka Sp.J.,

ul. Grażyny 13/15,

02-548 Warszawa.

Są to dane kontaktowe do adekwatnego i aktualnego inspektora ochrony danych w spółce.

Niniejszy e-mail jest również formą realizacji przez HILLWAY jako administratora danych osobowych obowiązku informacyjnego, o którym mowa w przepisie art. 13 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania Państwa danych. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki informacyjnej.

Powyższa wiadomość ma charakter jedynie informacyjny i nie jest wymagana z Państwa strony jakakolwiek reakcja.

Niniejsza Polityka może ulegać zmianom.

Warszawa, 24.05.2018 wersja I

 

Do góry