Co to jest feedback? Jak udzielać feedback? Jak przyjmować?

Komunikacja biznesowa (feedback) dwóch osób

Feedback w pracy. Kiedy możemy liczyć na szczerość?

Czas ocen rocznych już za nami, feedbacki przekazane a nowe cele rozpisane! Hmm… tylko po co to wszystko? Czy faktycznie feedback od przełożonego i kolegów coś dla nas znaczy? Czy możemy wyciągnąć z niego konstruktywne wnioski? Czy nasi pracownicy odebrali feedback w odpowiedni sposób? A może obraziliśmy się na zabój na współpracownika z pokoju obok, bo w feedbacku wskazał nam element do rozwoju?

Co to jest feedback?

Zacznijmy od tego, że informacja zwrotna (czyli feedback) ma na celu uświadomienie współpracownika, przełożonego lub podwładnego; jak jego zachowania oraz działania wpływają na nas, wyniki zespołu czy całą organizację. W feedbacku możemy zawrzeć również informację na temat tego, jak jest się postrzeganym przez otoczenie.

Feedback oczami podwładnego:

Mamy to do siebie, że nie lubimy oceniać osób, które mają wpływ na nasze wynagrodzenie, pozycję w firmie – obawiamy się, że nasza opinia będzie miała przełożenie na nasze dalsze losy. Mimo że zauważyliśmy powtarzające się błędy np. w przepływie komunikacji z zarządem, w feedbacku rocznym przełożony przeczyta “Wszystko super – niczego bym nie zmieniał” i do tego same piątki w ocenie rocznej…

Nieszczerość wynikać może z kultury organizacyjnej, z braku zaufania do przełożonego albo z braku odwagi podwładnego bądź też niewiedzy. Czytając trzeci rok z rzędu, że jesteśmy cudowni, utwierdzamy się w przekonaniu, że tak jest, ale nie wnosi to żadnej wartości do naszej codziennej pracy, ponieważ nie zdajemy sobie sprawy np. z błędów komunikacyjnych – przecież wszystko jest w porządku.

Rada jest dość oczywista, lecz trudniejsza w realizacji. Uczymy tego na szkoleniach z komunikacji i wspieramy liderów na bieżąco w pracy, bo nie jest to łatwe zadanie. Dajmy zespołowi poczucie bezpieczeństwa i uświadommy rolę feedbacku.

Feedback to prezent, to lista rzeczy do rozwoju. Dzięki szczerej informacji zwrotnej możemy doskonalić się szybciej, ponieważ nie musimy szukać na różne sposoby obszarów, które nas blokują przed sukcesem. Dodatkowo możemy zbierać feedback anonimowo, jeśli widzimy blokadę ze strony zespołu. Pamiętajmy też o dobrych praktykach feedbacku – zawsze 1:1, chyba że jest to ogólna informacja o całym zespole.

Nauczmy siebie i współpracowników jak odbierać oraz udzielać informacji zwrotnych. Pokażmy, że wprowadzamy w życie poprawki, bądźmy przykładem. Niech zaświeci nam się lampka, gdy otrzymamy same najwyższe oceny i zero obszarów do poprawy… to nie jest moment do spoczęcia na laurach, a do zakasania rękawów, bo brakuje zaufania w zespole!

Feedback oczami lidera:

Lider bierze na siebie odpowiedzialność za przekazywanie informacji zwrotnych. To delikatna kwestia, ponieważ źle sformułowane zdanie, zła mimika twarzy i uśmiech tam, gdzie go być nie powinno może spowodować, że nasz pracownik będzie czuł się zdołowany i zdemotywowany, a tym samym mniej efektywny w pracy. Co więcej, informacja zwrotna nie dotyczy tylko aspektów do rozwoju. Feedback ma na celu także podsumowanie współpracy.

Warto skupić się na dobrych elementach, podkreślić jakie unikalne wartości osoba wnosi do zespołu, do tego dodajmy opinię kolegów i obszary, które są jeszcze do rozwoju. Jeśli odpowiednio przygotujemy zespół na rozmowy to kluczowym dla nich elementem będzie lista obszarów do rozwoju – czy pokrywa się z tym, czego są świadomi, czy dowiedzą się czegoś nowego? Dobrze jest operować na sytuacjach, ważne są mocne argumenty.

Zadbajmy o dobrą atmosferę, może kawa w pobliskiej kawiarni albo lunch w restauracji? Feedbacki mają kojarzyć się dobrze, jako coś pozytywnego. Informacje zwrotne mają motywować do działania na najbliższy czas i pracy nad sobą. To trudna sztuka, lecz do opanowania – gwarantujemy!

Dobre praktyki:

1. Nie czekajmy z feedbackiem na ocenę roczną, niech stanie się on codzienną praktyką.
2. Szczery feedback ma nieocenioną wartość – zastosujmy i nauczmy tego zespół.
3. Powtarzajmy jak mantrę zasady współpracy i komunikacji w zespole – dbamy o komfort i rozwój.
4. Zasięgnijmy porad specjalistów. Zanim zastosujemy wiedzę o konstruktywnej informacji zwrotnej w praktyce, sprawdźmy się na warsztacie z komunikacji.
5. Na dobry feedback składa się wkład merytoryczny, sposób i miejsce spotkania oraz atmosfera w zespole. Warto o tym pamiętać i o to zadbać.
6. Rozwijaj się i doskonal jako lider, dbaj o motywację zespołu i płynną komunikację – to klucz do sukcesu.

Metoda FUKO, czyli efektywna informacja zwrotna

Na koniec dzielimy się jednym z najefektywniejszych narzędzi komunikacyjnych, przydatnych podczas udzielania feedbacku. Narzędziem tym jest metoda FUKO, która wskazuje na cztery etapy udzielania informacji zwrotnej:

F (fakty)- podaj fakty, argumenty na rzecz przedmiotu feedbacku
U (ustosunkowanie się) – wyraź swoje emocje, odczucia, jakie wiążą się z zaistniałą sytuacją
K (korzyści/konsekwencje) – ukaż korzyści, jakie przyniesie rozmówcy feedback. To element, który zmotywuje osobę do pracy nad danym zagadnieniem / ukaż jakie były konsekwencje takiego działania lub zachowania
O (oczekiwania) – wyraź swoje oczekiwania względem rozmówcy jako cel do poprawy/rozwoju

Metoda FUKO to doskonały sposób na konstruktywną komunikację w celu przekazania informacji zwrotnej z poszanowaniem rozmówcy. Ta metoda powinna stanowić standard komunikacyjny w strukturach organizacji. Rekomendujemy więc, by metoda FUKO stała się częścią kultury organizacyjnej firm.

Metoda FUKO stanowi element, z którego szkolimy podczas warsztatów HILLWAY z zakresu komunikacji i współpracy.

Szkolenia biznesowe HILLWAY - Programy szkoleniowe