Korespondencja mailowa to dla nas standard w dzisiejszych czasach. Niemniej wiele osób popełnia błędy, które powodują, że odbiorca błędnie interpretuje zawartość maila, bądź w ogóle jej nie rozumie. Niestety źle napisana wiadomość ma wpływ na nasz wizerunek i relacje . W związku z tym warto zrobić małą retrospekcję ostatniej korespondencji mailowej, podpytać współpracowników, jak interpretowali nasze wiadomości i wyciągnąć z tego wnioski.
Poniżej wymieniamy najczęstsze błędy spotykane w komunikacji mailowej.
Najczęstsze błędy popełniane w korespondencji mailowej
1) Brak znaków interpunkcyjnych w treści maila.
Poniższy przykład mówi sam za siebie i pokazuje ważność interpunkcji.
Zjedzmy, dzieci!
Zjedzmy dzieci!
To jest tylko jedno zdanie. Wyobraźmy sobie, co gdy dostaniemy pół strony A4 wiadomości e-mail bez przecinków i kropek? Wówczas rozszyfrowanie maila staje się bardzo czasochłonne, a przecież “czas to pieniądz”.
2) Brak akapitów w mailu.
Brak akapitów przy krótkim mailu nie jest tak bardzo odczuwalny niż w przypadku złożonej i zawierającej kilka wątków wiadomości e-mail. Warto zwrócić uwagę, żeby używać akapitów i robić to rozsądnie. Mail z tak zwaną ścianą tekstu jest zazwyczaj zostawiany na później, ponieważ przebrnięcie przez niego wiąże się ze stratą energii, nie mówiąc o próbie odnalezienia w nim detali.
3) Błędy językowe i literówki w treści maila.
Tego tematu nie będziemy rozwijać 🙂 Obecnie serwisy e-mail (np. Gmail), mają funkcję autokorekty, dzięki czemu łatwiej jest nam dostrzec błędy językowe i literówki.
4) Drukowane LITERY.
W korespondencji drukowane litery odbierane są jako krzyk, jeżeli chcemy coś oznaczyć jako ważne, użyjmy podkreślenia, pogrubienia bądź koloru – oczywiście w ramach rozsądku. “Kolorowe” maile też nie są czytelne.
5) Brak tematu, powitania, wstępu w mailu.
Maile są analogiczne do listów, z tym że ich ilość jest znacznie większa. W związku z tym pamiętajmy, żeby już po temacie maila nasz rozmówca mógł wywnioskować, czego mail dotyczy (ułatwi to również wyszukiwanie maila później). Nie zapomnijmy o powitaniu i jednym – dwóch zdaniach wstępu. Przeczytanie całego maila tylko po to by stwierdzić, że trafił do nas przypadkiem, nie należy do przyjemnych doświadczeń..
6) Niepotrzebni odbiorcy wiadomości mail.
Jeśli nie wiemy, do kogo dany temat powinien być skierowany, to skonsultujmy się ze współpracownikami. Wysyłanie każdej wiadomości do dużej grupy odbiorców, której temat nie dotyczy wprowadzi w końcu te osoby w frustrację – nie wysyłajmy maili do osób, których on nie dotyczy.
7) Zbyt dużo treści w mailu.
Maile powinny być krótkie i na temat, z dobrej praktyki wiemy, że nie powinny przekraczać trzech różnych wątków. Jeżeli zamieścimy dziesięć różnych zagadnień do omówienia, to zazwyczaj któryś temat się zleje z innym bądź zostanie pominięty. Zastanówmy się też, czy przy tak dużej ilości tematów do omówienia, nie łatwiej będzie nam spotkać się na pół godzinną rozmowę?
Zadbaj o jakość komunikacji mailowej – poświęć czas na szkolenie
Mimo iż maile wydają się łatwą ścieżką komunikacji z klientami i współpracownikami, to musimy pamiętać, że źle napisany mail, mimo naszej dobrej intencji może wywołać odwrotną reakcję. Dużo też zależy od nastroju osoby czytającej oraz od tego na ile dobrze się znamy.
Pamiętajmy, żeby pisać w jak najprzystępniejszy sposób, a jeśli mamy wątpliwość co do formy, wydźwięku, skonsultujmy treść z koleżanką/kolegą. Nie odpisujmy na maile w złości, a każdy ważny mail przeczytajmy trzy razy przed wysłaniem, zwracając uwagę na literówki i interpunkcję.
Wskazówek i zasad jest wiele, dlatego rekomendujemy poświęcić na warsztat z komunikacji mailowej do 12 godzin – w końcu jest nad czym pracować. 🙂
