Klient przeprowadził badania, które jasno wskazywały mu, że stanowiska pracy i powierzchnia biura nie są w pełni wykorzystywane. Przeprowadzane na rynku badania wykazują, że przy pełnym zatrudnieniu i obsadzie w biurze średnio przebywało ok. 85% – 90 pracowników.
Dodatkowo w firmie pojawiła się kwestia poszukiwania oszczędności i wyjścia naprzeciw oczekiwaniom pracowników oraz modzie i wdrożeniu pracy zdalnej w przedsiębiorstwie. Klient zdecydował się na wdrożenie hot desków w organizacji.
Hot desk (Flexi desk) to nic innego jak tzw. gorące biurka, które są bardzo popularne w biurach open space. Hot deski stanowią model zarządzania przestrzenią biurową polegający na nieprzypisywaniu stanowiska pracy do konkretnego pracownika – miejsca pracy są ruchome – pracownik przychodząc do firmy siada na biurku, które jest wolne. Biurka też często wcześniej rezerwuje sobie w systemie zaznaczając, że wówczas będzie pracował stacjonarnie w biurze.
W firmie naszego Klienta pracownicy z długim stażem pracy zawsze mieli swoje biurka. Natomiast zauważono tendencję polegająca na tym, że coraz więcej pracowników wybiera pracę w trybie home office. Managerowie zauważyli, że coraz częściej biuro ,,świeci pustkami?, w związku z tym w dobie ciągłego doskonalenia i szukania najlepszych rozwiązań, decyzją zarządu zostały wprowadzone flexi desk. Taka zmiana wprowadziła do organizacji oszczędności – nie trzeba zapewniać biurek dla każdego pracownika. O ile wdrożenie możliwości pracy zdalnej wzbudziło pozytywne emocje u pracowników, o tyle utrata swojego ,,biurka” już spotkała się z oporem. Wyzwaniem było zarządzanie zmianą i zarządzanie pracownikami w zmianie.
Klient skontaktował się z HILLWAY wiedząc, że prowadzimy szkolenia z pracy z zespołami zdalnymi, rozproszonymi i w swoim zespole mamy ekspertów i praktyków wdrożeń i pracy w modelu zdalnym rozproszonym. Trenerów, którzy pracowali w światowych korporacjach oraz którzy wdrażali projekty związane z pracą wirtualną, zdalną, rozproszoną w polskich firmach prowadząc również szkolenia on-line i webinary dla setek osób rozproszonych w różnych lokalizacjach. Do projektu dedykowano Trenerkę, która wprowadzała podobne projekty w jednej z największych firm ubezpieczeniowych w Polsce.
WYZWANIA KLIENTA WE WDROŻENIU PRACY ZDALNEJ I HOT DESKÓW:
- zarządzanie pracą zdalną i przygotowanie menedżerów do zarządzania pracownikami pracującymi zdalnie, pracującymi wirtualnie i poza biurem
- przygotowanie psychiczne i narzędziowe pracowników do pracy w systemie pracy zdalnej
- przygotowanie psychiczne i narzędziowe pracowników do pracy w systemie pracy hot desk – gorące biurka
- opracowanie gotowych materiałów szkoleniowych oraz webinarowych dla Trenerów wewnętrznych z obszaru efektywnej pracy zdalnej
- przygotowanie psychiczne i narzędziowe Trenerów wewnętrznych do prowadzenia szkoleń stacjonarnych oraz webinarów z obszaru efektywnej pracy zdalnej.
WSPARCIE HILLWAY – PRZEBIEG DZIAŁAŃ WE WDROŻENIU HOT DESKÓW I PRACY ZDALNEJ
W ramach współpracy po stronie Klienta został wyznaczony zespół projektowy składający się z kadry managerskiej. Zależało nam na tym, aby były to osoby, które na co dzień zarządzają zespołami, które korzystają z pracy zdalnej. Dzięki temu mogliśmy poznać realne wyzwania z jakimi spotyka się organizacja przy wdrożeniu pracy zdalnej oraz jakie są postawy pracowników w zmianie w tej konkretnej firmie – z jakimi sytuacjami spotykają się managerowie.
KROK 1
Pierwszym krokiem było przeprowadzenie szkolenia pilotażowego z powołanym zespołem projektowym – managerami zarządzającymi zespołami pracującymi również zdalnie w systemie ,,home office”. Warsztat był niestandardowym szkoleniem, ponieważ na każdym etapie zarówno uczestnicy jak i Trenerka – mogli zrobić ?STOP? i na bieżąco omówić narzędzie: czy jest dobrym rozwiązaniem, jak może wpłynąć na uczestników oraz czy jest zgodne z celami strategicznymi organizacji. Efektem warsztatu było wykreowanie scenariusza szkolenia dla Trenerów wewnętrznych oraz spisanie korzyści wynikających z wprowadzenia flexi desk.
KROK 2
Drugim krokiem było opracowanie przez eksperta HILLWAY dedykowanych szytych na miarę materiałów szkoleniowych (scenariusza szkolenia z uwzględnieniem dokładnego czasu, prezentacji, aktywnych ćwiczeń) dla Trenerów wewnętrznych w organizacji. Co ważne, opracowanie takich materiałów z przekazaniem praw autorskich było możliwe dzięki wcześniejszemu dogłębnym poznaniu struktury firmy, kultury organizacyjnej, narzędzi na jakich pracują uczestnicy projektu i oczekiwań Managerów jak również celów strategicznych organizacji.
KROK 3
Trzecim krokiem było przeprowadzenie szkolenia Train the Trainer. Podczas warsztatu skupiliśmy się na praktycznym wymiarze – Uczestnicy otrzymali wypracowane przez Konsultanta HILLWAY materiały szkoleniowe. A następnie krok po kroku Trenerzy przechodzili przez scenariusz i agendę, po kolei prezentując po fragmencie warsztatu. Na bieżąco uczestnicy otrzymywali informację zwrotną, na temat swojego wystąpienia oraz zostało w praktyce przećwiczone prowadzenie szkolenia z efektywnej pracy zdalnej z elementami zarządzania sobą w zmianie. Efektem szkolenia było wyposażenia Trenerów wewnętrznych w narzędzia z możliwością natychmiastowego przećwiczenia przekazywania wiedzy.
KROK 4
Czwartym krokiem było rozbudowanie szkoleń stacjonarnych o szkolenia w formie on-line – webinarów. Konsultantka HILLWAY przygotowała Trenerów wewnętrznych do prowadzenia webinarów z tematu efektywnej pracy zdalnej, przekazując im gotowane narzędzia w postaci scenariusza, prezentacji i pracy domowej dla odbiorców. Obył się pilotaż szkolenia Efektywna praca zdalna, który mieli prowadzić Trenerzy wewnętrzni objęci projektem.
Po przekazaniu materiałów zorganizowaliśmy spotkanie szkolenie on-line, podczas którego Trenerka wspólnie z Trenerami wewnętrznymi przeszła przez:
- scenariusz dedykowanego dla Klienta webinaru
- wspólnie zmodyfikowali, poprawili scenariusz webinaru dla pracowników firmy Klienta
- doskonalili jak prowadzić efektywne webinary w swojej organizacji z tematu Zarządzania sobą w zmianie.
EFEKTY
Projekt został zrealizowany z sukcesem, Klient bardzo sobie cenił elastyczność HILLWAY i dostosowanie do bardzo wielu wytycznych korporacyjnych i dużych oczekiwań względem efektów, szybkie i sprawne działanie oraz sprawną komunikację na linii Klient – HILLWAY i kosnultanci.
Trenerzy wewnętrzni zostali wyposażeni w materiały niezbędne do prowadzenia szkoleń stacjonarnych oraz webinarów z Efektywnej pracy zdalnej.
Jesteśmy zadowoleni, że mogliśmy pomóc firmie we wdrożeniu tak ogromnej zmiany jaką było wprowadzenie elastycznych stanowisk pracy oraz przygotować z sukcesem Trenerów wewnętrznych do prowadzenia szkoleń online, webinarów mających na celu eliminację ewentualnego oporu ze strony pracowników przy wdrożeniu hot desków.
Od lat szkolimy z zarządzania pracy zdalną i rozproszoną i zespołami organizując szkolenia menedżerskie z Trenerami praktykami biznesu. Teraz przygotowujemy Klientom dedykowane szyte na miarę oferty na wsparcie menedżerów i pracowników poprzez webinary, szkolenia on-line, konsultacje
Nie wiesz czego szukasz lub szukasz czegoś dla swojego działu?
Skontaktuj się z nami, pomożemy!
E-mail: info@hillway.pl
Tel: +48 22 250 22 82
Informujemy, iż na wszystkie zapytania odpowiadamy maksymalnie w ciągu 48 godzin.
