Case study HILLWAY - Akademia Mentoringu: wdrażanie, doradztwo, przeprowadzenie szkoleń i przygotowanie do sukcesji stanowiskowej

Tło sytuacyjne

Duża organizacja zdecydowała się na realizację kolejnej edycji projektu Akademia Mentoringu, którego celem było przygotowanie kluczowych pracowników do sukcesji stanowiskowej. Program ten obejmował rozwój kompetencji oraz mentoring między doświadczonymi pracownikami a sukcesorami.

Wyzwanie klienta

Projekt Akademii Mentoringu miał na celu przede wszystkim zabezpieczenie luki pokoleniowej i przygotowanie nowej generacji pracowników. Kluczowym zadaniem było przygotowanie sukcesorów do objęcia ról w organizacji, zapewniając płynność procesów sukcesji stanowiskowej. Z tego powodu zorganizowano działania doradcze i rozwojowe, które wspierały rozwój kompetencji pracowników oraz umożliwiały skuteczne dzielenie się wiedzą i doświadczeniem przez mentorów.

Drugim istotnym zadaniem było przygotowanie sukcesorów – potencjalnych następców – do objęcia kluczowych ról w organizacji, co zapewni płynność procesów sukcesji. Dodatkowo, przeprowadzono działania doradcze i rozwojowe, które miały doprowadzić do właściwej obsady stanowisk, rozwój kompetencji pracowników oraz przygotowanie do samodzielnych działań mentoringowych, tak aby mogli lepiej sprostać rosnącym wyzwaniom organizacyjnym i w pełni realizować swój potencjał na stanowiskach o strategicznym znaczeniu.

Uczestnicy, Ekspert HILLWAY i zespół koordynatorów

W Akademii Mentoringu wzięło udział 13 par mentorskich (mentor-sukcesor) oraz Kadra Zarządzająca w trzech lokalizacjach na terenie Polski. Zespół koordynatorów po stronie klienta składał się z 7 osób, w tym pracowników HR. Co więcej, po stronie HILLWAY w projekt zaangażowano dedykowaną trenerkę oraz zespół 4 specjalistów z Działu Realizacji.

Trenerka prowadząca została dobrana pod względem doświadczenia w tematach rekrutacji, budowania zespołów, rozwoju kariery, motywacji, komunikacji, rozwoju strategii i operacji HR, mentoringu, przywództwa. Do przeprowadzenia większości projektu została wykorzystana platforma ZOOM oraz rozmowy telefoniczne, w przypadku indywidualnych rozmów.

Przebieg Akademii Mentoringu

Prace rozpoczęły się w listopadzie 2023 od przeprowadzenia ankiety badającej potrzeby uczestników. Na tej podstawie przygotowano indywidualne raporty dla mentorów i sukcesorów, zawierające rekomendacje rozwojowe, co miało kluczowe znaczenie dla dalszego rozwoju kompetencji i skuteczności w procesie sukcesji.

W grudniu 2023 i styczniu 2024 przeprowadzono wywiady kompetencyjne, a każdy z uczestników otrzymał raport z rekomendacjami, które uwzględniały ich mocne strony, obszary do rozwoju oraz priorytety rozwojowe.

W rezultacie przeprowadzenia wywiadów oraz ankiety, zdefiniowano m.in.: obawy i oczekiwania uczestników Akademii Mentoringu. Większość z nich nie miała wiedzy o organizowanym programie, jego celach, zostali wskazani do udziału, często bez wiedzy dlaczego. Większość osób samodzielnie nie zgłosiłaby się do udziału.

Największe obawy mentorów i sukcesorów przed udziałem w programie:

Nie będę potrafił/a wejść w rolę – nienaturalna relacja,
Zabierze zbyt dużo czasu lub obowiązki nie pozwolą mi na zaangażowanie,
Sukcesor jest wykształcony i może mieć większą wiedzę,
Obawiam się zmian,

Oczekiwania mentorów i sukcesorów – czego chcesz się nauczyć:

Jak podzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem,
Nie wiem do czego ten mentoring będzie zmierzał, ale chcę, żeby mi pomógł w wypełnianiu roli i procesie sukcesji
Komunikacja, która powoduje zainteresowanie i zaangażowanie,
Odpowiednie podejście do zarządzania czasem pracy oraz realizacji celów swoich i zespołu,
Budowanie kompetencji, chcę się rozwijać w firmie.

Co więcej, pracownicy postrzegali Mentoring jak wdrażanie młodszych, mniej doświadczonych Pracowników, jak onboarding. Większość czasu podczas szkoleń oraz wprowadzającego webinaru zajęło wyjaśnienie różnicy między mentoringiem a szkoleniem stanowiskowym. Istotnym elementem całego procesu było właściwe rozumienie procesu oraz celu mentoringu przez wszystkie zaangażowane strony – Trenerka, Mentorzy, Sukcesorzy, Kadra Zarządzająca oraz HR. Po tych działaniach mogliśmy przejść do dalszych kroków Akademii.

Część wspólna Akademii Mentoringu

W ramach Akademii zorganizowano dwa kluczowe spotkania:

Webinar „Witajcie w Programie, czyli kto stworzył mentoring?”, który miał na celu wprowadzenie wszystkich uczestników do metodyki Akademii Mentoringu.
Sesja Startująca, której celem była integracja mentorów i sukcesorów oraz dostosowanie do podejścia mentoringowego.
Ścieżka rozwojowa dla kadry zarządzającej

Kadra zarządzająca uczestniczyła w dwóch spotkaniach szkoleniowych:

Budowanie zaangażowania w Program Mentoringowy, które dotyczyło promowania zaangażowania pracowników i wspierania procesu mentoringowego.
Budowanie współodpowiedzialności za proces sukcesji, które obejmowało kwestie związane z efektywnym przeprowadzaniem sukcesji stanowiskowej.

Ścieżka rozwojowa dla mentorów

Mentorzy uczestniczyli w pięciu spotkaniach, które miały charakter wykładowo-warsztatowy. Omówiono m.in. role mentora, odpowiedzialność za sukcesję stanowiskową, narzędzia mentoringowe oraz komunikację interpersonalną.

Ścieżka rozwojowa dla sukcesorów

Sukcesorzy uczestniczyli w sześciu szkoleniach, gdzie rozwijali swoje kompetencje miękkie, takie jak komunikacja, rozwiązywanie problemów, definiowanie celów oraz motywacja. W toku warsztatów zastosowano narzędzia takie jak model GROW, Koło Priorytetów czy Matryca Eisenhowera, które wspierały uczestników w osiąganiu celów rozwojowych.

Sesje Matchujące – Wzmacniający Start Akademii Mentoringu

Na początku Akademii Mentoringu, każda para mentor-sukcesor wzięła udział w sesjach matchujących, które miały na celu zbudowanie zrozumienia i zaufania. W spotkaniach uczestniczyli zarówno sukcesor, mentor, jak i trenerka prowadząca program. Była to okazja do zapoznania się, omówienia mocnych stron, identyfikacji potencjalnych wyzwań oraz przygotowania do dalszej współpracy. Dzięki sesjom matchującym, pary uzyskały wsparcie w zdefiniowaniu swoich ról, co pozytywnie wpłynęło na ich zaangażowanie i gotowość do procesu mentoringu.

Sesje Superwizyjne – Wsparcie w Trakcie Trwania Projektu

Po rozpoczęciu samodzielnych sesji mentoringowych każda para miała możliwość wzięcia udziału w sesjach superwizyjnych z trenerką prowadzącą. Superwizje odbywały się po 3–4 spotkaniach mentoringowych i stanowiły punkt kontrolny całego procesu. Były okazją do refleksji nad osiągnięciami oraz do omówienia ewentualnych wyzwań i udoskonalenia technik mentoringowych. Sesje te pomagały parom w dalszym rozwoju oraz zapewniały wsparcie w skutecznym realizowaniu ustalonych celów mentoringowych.

Opinie uczestników i ocena programu Akademii Mentoringu

Wysokie oceny szkoleń odzwierciedlają zaangażowanie uczestników i ich gotowość do wdrożenia zdobytej wiedzy. Użyta została skala pięciostopniowa:

Kadra Zarządzająca: ocena pracy trenera – 5,00; gotowość do wdrożenia wiedzy – 4,88

Mentorzy: ocena pracy trenera – 4,96; gotowość do wdrożenia wiedzy – 4,71

Sukcesorzy: ocena pracy trenera – 4,95; gotowość do wdrożenia wiedzy – 4,86

Uczestnicy docenili profesjonalne prowadzenie szkoleń oraz ich praktyczną wartość, która wzmocniła proces mentoringowy. Wśród opinii znalazły się m.in.: „Szkolenie jest przemyślane, dobrze prowadzone i przydatne w procesie mentoringu i pracy”, „Dobre doświadczenie, które przyczynia się do lepszej pracy z zespołem”, a także „Spotkania ciekawe i edukacyjne, prowadzone w przyjemnej atmosferze”.

Wnioski i Kluczowe Obserwacje

Projekt odniósł znaczący sukces, umożliwiając uczestnikom rozwinięcie umiejętności i lepsze zrozumienie siebie oraz współpracowników. Cenne okazały się rozmowy w gronie mentorów i sukcesorów, wymiana doświadczeń oraz wspólna analiza wyzwań i sukcesów. Wyróżniające się spostrzeżenia:

Zaangażowanie Sukcesorów: Sukcesorzy aktywnie uczestniczyli w spotkaniach, wykazując dużą chęć uczenia się oraz wdrażania wskazówek.
Mentorzy: Chociaż mniej liczni na spotkaniach, byli niezwykle zaangażowani i nastawieni na konstruktywną wymianę, szczególnie w konfrontacji z trudnymi tematami.
Najbardziej angażujące tematy: komunikacja, zarządzanie stresem oraz odniesienie omawianych zagadnień do codziennej pracy w konkretnych branżach.
Preferowane formy pracy: praca w małych grupach i wymiana doświadczeń.
Największe wyzwanie: wyznaczanie i planowanie celów mentorskich i sukcesorskich.

Z pozyskanych opinii wynika, że projekt rozwojowy Akademii Mentoringu pozwolił na skuteczne przygotowanie uczestników do objęcia nowych stanowisk kluczowych dla sukcesu organizacji, jednocześnie wspierając ich rozwój zawodowy i osobisty.

Podsumowanie projektu Akademii Mentoringu

Akademia Mentoringu osiągnęła swoje kluczowe cele – przygotowała sukcesorów do przyszłych ról, wspierając ich rozwój zawodowy i osobisty, a jednocześnie wzmacniając transfer wiedzy między pokoleniami. Projekt pomógł w przezwyciężeniu wyzwań sukcesji i zwiększeniu zaangażowania pracowników, co stanowi solidny fundament dla dalszego wzrostu organizacji.