Jak skutecznie utrzymać klienta? Poradnik eksperta

Z artykułu dowiesz się o:

jakie sygnały mogą świadczyć o tym, że klient może potencjalnie chcieć odejść?
jakie działania formalno-prawne wdrażają duże firmy, by przeciwdziałać migracji klientów?
jakie działania można stosować, by zwiększać lojalność klienta i zniechęcać klienta do myślenia o odejściu?
jak przeprowadzić badanie jakości, satysfakcji, czy poznania opinii klientów i wykorzystać je do budowania pozycji marki dbającej o klienta i słyszącej jego głos?
jak przygotować się do przeprowadzenia rozmowy utrzymaniowej?
na co zwrócić uwagę w konstruowaniu oferty utrzymaniowej?
jak przeprowadzić skuteczną rozmowę utrzymaniową?

Utrzymanie klienta stało się jednym z kluczowych wyzwań dla firm. Dostęp do informacji jest coraz łatwiejszy, a konkurencja na rynku stale rośnie. W takim kontekście, pozyskanie klienta to tylko pierwszy krok, a utrzymanie go w dłuższej perspektywie jest równie ważne. W artykule tym omówimy strategie i działania, które pomogą skutecznie utrzymać klienta.

Wykrywanie sygnałów o potencjalnym odejściu klienta

Przy utrzymywaniu klienta ważne jest nie tylko reagowanie na jego deklaracje odejścia, ale również wczesne wykrywanie sygnałów sugerujących, że klient może rozważać odejście. W przypadku klientów w branżach usługowych lub sprzedaży, te sygnały mogą być subtelne. Warto wykorzystać narzędzia analityczne, takie jak modele predykcyjne i analizy big data, aby identyfikować takie klienty na podstawie różnych czynników, takich jak zmiany w zachowaniach zakupowych czy komunikatach od klienta.

Aby przeprowadzać tego rodzaju analizy, konieczne jest posiadanie:

1) Dobrej bazy danych, która pozwala na filtrowanie i selekcjonowanie klientów na podstawie różnych czynników, takich jak wartość ich zakupów czy historię transakcji.

2) Narzędzi integrujących informacje o kliencie z różnych źródeł, co pozwala na uzyskanie pełnego obrazu i zrozumienie jego zachowań.

Sytuacja I: Klient potencjalnie planuje odejść

W przypadku klientów, którzy potencjalnie planują odejść, sygnały o tym mogą być bardziej subtelne. Na przykład, w branży usługowej, klient może przestać aktywnie uczestniczyć w rozmowach z firmą lub zgłaszać reklamacje i zażalenia. Kolejnym sygnałem może być komunikat klienta, że rozważa zakończenie współpracy w przypadku dalszych problemów.

Aby przeciwdziałać odejściu takich klientów, istotne jest podniesienie ich satysfakcji poprzez dostosowanie oferty do ich oczekiwań i potrzeb. Działania te obejmować mogą modyfikacje cenowe, rozbudowę oferty produktów lub usług oraz zwiększenie jakości obsługi klienta.

Sytuacja II: Klient rezygnuje z usług

Kiedy klient deklaruje rezygnację, nie jest to jeszcze rozwiązanie umowy. Istnieje wiele działań, które można podjąć, aby go powstrzymać od odejścia. Kluczowym jest zrozumienie powodów jego decyzji oraz jego interesów i motywacji.

Podczas negocjacji utrzymaniowych należy zadawać klientowi odpowiednie pytania, takie jak:

Co jest powodem Pana/Pani decyzji?

Dlaczego zależy Panu/Pani na takim rozwiązaniu?

Co jest dla Pana/Pani najważniejsze w usłudze/produkcie?

Co Pan/Pani rozumie mówiąc o nieprofesjonalnej obsłudze?

Kluczową umiejętnością w rozmowie utrzymaniowej jest umiejętne kierowanie rozmową i zadawanie odpowiednich pytań. Skuteczność rozmowy zależy od stworzenia odpowiedniej atmosfery i zbudowania zaufania klienta.

Model przebiegu rozmowy utrzymaniowej może obejmować następujące etapy:

1) Powitanie i pierwsze pozytywne wrażenie.

2) Poznanie stanowiska klienta i jego motywów.

3) Prezentacja rozwiązań problemów klienta.

4) Domykanie rozmowy utrzymaniowej.

5) Pozytywne zamknięcie rozmowy, np. dziękowanie za pozostanie klientem.

Personalizacja obsługi klienta

Personalizacja jest kluczowym czynnikiem w utrzymaniu klienta. Klienci lubią czuć się docenieni i traktowani indywidualnie. Oto kilka sposobów, w jakie można wprowadzić personalizację w obsłudze klienta:

Segmentacja klientów: Podziel klientów na grupy na podstawie ich preferencji, potrzeb i wartości dla firmy. Dzięki temu można dostosować ofertę i komunikację do każdej grupy.

Personalizowane e-maile i komunikacja: Wysyłaj personalizowane wiadomości e-mail, w których zawarte są indywidualne rekomendacje produktów, oferty specjalne lub gratulacje z okazji rocznicy współpracy.

Programy lojalnościowe: Twórz programy lojalnościowe, które nagradzają klientów za ich stałą współpracę z firmą. Nagrody i korzyści powinny być dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów.

Real-time marketing: Wykorzystuj technologie, aby dostarczać klientom personalizowane oferty i rekomendacje w czasie rzeczywistym, na przykład podczas wizyty na stronie internetowej.

Świadczenie wartościowych usług dodanych

Świadczenie wartościowych usług dodanych jest ważnym elementem strategii utrzymania klienta. Usługi dodane to dodatkowe korzyści i usługi oferowane klientom, które wzbogacają ich doświadczenie i uczynią współpracę z firmą bardziej atrakcyjną.

Przykłady wartościowych usług dodanych:

Darmowe szkolenia i konsultacje: Oferuj klientom możliwość uczestniczenia w darmowych szkoleniach lub konsultacjach, które pomagają im lepiej wykorzystać produkty lub usługi firmy.

Wsparcie techniczne: Udzielaj klientom wsparcia technicznego w razie problemów lub pytań dotyczących produktów lub usług.

Dostęp do ekskluzywnych treści: Zapewnij klientom dostęp do ekskluzywnych treści, takich jak raporty, e-booki czy artykuły, które dostarczają wartościową wiedzę.

Upominki i niespodzianki: Dla stałych klientów organizuj niespodzianki, takie jak rabaty, prezenty lub wyjątkowe wydarzenia.

Ważne jest, aby dostarczać klientom wartościowe usługi dodane, które są zgodne z ich potrzebami i oczekiwaniami.

Aktywna reakcja na feedback klientów

Każdy klient ma prawo do wyrażenia swojej opinii i feedbacku na temat produktów i usług firmy. Istotne jest, aby reagować na ten feedback i podejmować konkretne działania w oparciu o te opinie.

Jakie kroki można podjąć w reakcji na feedback klientów?

1. Monitorowanie opinii: Regularnie monitoruj opinie klientów, zarówno pozytywne, jak i negatywne, które pojawiają się na różnych platformach, takich jak media społecznościowe, fora czy strona internetowa.

2. Analiza opinii: Analizuj opinie, aby zrozumieć powody niezadowolenia klientów oraz wykrywać obszary wymagające poprawy.

3. Reakcja i działania naprawcze: Reaguj na feedback klientów, dziękując za sugestie, a także podejmując konkretne działania naprawcze. Dla klientów jest istotne widzieć, że ich opinie są brane pod uwagę.

4. Usprawnianie obsługi klienta: Wprowadzaj usprawnienia w obsłudze klienta w oparciu o opinie klientów, aby zapewnić lepsze doświadczenia.

Sytuacja III: Klient wybrał innego dostawcę…

W świecie B2B często spotykamy się z złożonymi procesami sprzedażowymi, które obejmują wiele etapów i interakcji z klientem. Rozpoczynamy od poznawania klienta, jego potrzeb, wyzwań i problemów strategicznych. Starannie przygotowujemy dedykowane oferty, dostosowane do potrzeb klienta, i opracowujemy kosztorysy oparte na szacowanym czasie prac. Długotrwałe rozmowy i spotkania pozwalają nam na budowanie bliskich relacji. Niekiedy znajdujemy się w finale trójki lub dwójki dostawców, a mimo to klient ostatecznie wybiera innego dostawcę.

Jak reagować w takiej sytuacji?

Nie obrażaj się: Przede wszystkim, nie reaguj emocjonalnie ani nie obrażaj się na klienta. To, że klient wybrał innego dostawcę, nie jest ostateczne, i warto nadal budować swoją wartość w jego oczach.

Gratuluj sukcesu: Złóż klientowi szczere gratulacje z powodu jego wyboru. Pozwól mu poczuć się docenionym.

Dopytaj o przyczynę: Zadaj klientowi konkretne pytania dotyczące przyczyn jego decyzji. Warto zapytać, co przeważyło na korzyść innego dostawcy. Pokaż, że pytasz, ponieważ chcesz zrozumieć i poprawić swoje usługi. To może otworzyć drzwi do cennej informacji zwrotnej.

Podtrzymaj relacje: Wciąż podtrzymuj kontakt z klientem. Wyraź swoje zrozumienie dla jego decyzji i przypomnij mu, że jesteś dostępny, gdyby coś poszło nie tak z nowym dostawcą. To działa na Twoją korzyść w dłuższej perspektywie.

Poinformuj o swoich usługach: Przypomnij klientowi o pełnym zakresie swoich usług. Warto przy tej okazji ponownie wyjaśnić, że jesteś gotowy do pomocy i dostrzegasz wartość, jaką możesz dostarczyć.

Zbuduj trwałą relację: Zamiast traktować klienta jako przegranego, staraj się utrzymać z nim trwałą relację. Po kilku miesiącach, skontaktuj się z nim ponownie, wyraź gotowość do podjęcia współpracy lub wsparcia w innym obszarze.

Kontakt nastawiony na empatię

Każdy z nas jest klientem, i każdemu z nas zależy na empatycznym podejściu. Aby przeciwdziałać migracji klientów, utrzymuj regularny kontakt z klientami. Lepiej zadzwonić, zamiast wysyłać e-mail. Wykorzystaj okazje do rozmów i spotkań, by dowiedzieć się o potrzebach, oczekiwaniach i satysfakcji klienta. Pozwól im poczuć, że są ważni.

Włącz także kadry kierowniczej w kontakt z klientami. Wydziel dedykowany kanał, który pozwoli klientowi komunikować się z kierownictwem, co jest dodatkowym punktem w budowaniu relacji i zwiększaniu zaufania klienta.

Efekt WOW w utrzymaniu klienta: Zachwycaj klientów

Tworząc relacje z klientem, dąż do efektu “WOW.” Buduj historię, komunikuj swoją misję i wartości firmy oraz dlaczego robisz to, co robisz. Pozwól klientom poczuć, że zależy ci na ich szczęściu i zadowoleniu. Czerp z emocji, by budować satysfakcję klientów. Aby osiągnąć to, potrzebujesz zadowolonego i zaangażowanego zespołu.

Pracuj nad swoim modelem biznesowym tak, by uwzględniał utrzymanie stałych klientów. Inwestuj w kompetencje zespołu w obszarze skutecznej komunikacji, obsługi reklamacji, utrzymania klienta i negocjacji handlowych. Twórz zachwycające doświadczenia klientów, a zdobywasz lojalnych i szczęśliwych klientów.

Zadanie wdrożeniowe – jak utrzymać Klienta

Aby skutecznie utrzymać klienta, musisz nie tylko reagować na jego potrzeby, ale także podejmować proaktywne kroki. Oto kilka działań wdrożeniowych, które możesz rozważyć:

Rozważ rozwinięcie oferty: Przemyśl, czy istnieje możliwość rozszerzenia swojego modelu biznesowego o dodatkowe usługi lub produkty, które spełnią potrzeby klienta na stałe. Pozwoli to na regularne wystawianie faktur i utrzymanie długotrwałej relacji.
Analiza bazy danych klientów: Sprawdź, czy Twoja baza danych zawiera istotne informacje o klientach, takie jak historia zakupów, częstotliwość zamówień itp. Te dane mogą pomóc w przewidywaniu potencjalnych odejść klientów. Upewnij się, że masz odpowiednie zgody na kontakty marketingowe i handlowe.
Reklamacje i zażalenia: Zastanów się nad tym, jak Twoja firma obsługuje reklamacje i zażalenia. Zadzwoń do wybranych klientów, którzy mieli niedawno do czynienia z reklamacjami lub zażaleniami i dowiedz się, jakie są ich odczucia wobec obsługi. Dąż do profesjonalnego i neutralnego traktowania klientów, nawet jeśli ich reklamacje były niezasadne. To ważne dla zachowania pozytywnego stosunku klienta do Twojej marki.
Badanie opinii klientów: Jeśli jeszcze nie przeprowadzałeś badań opinii klientów, zastanów się nad tym, jakie pytania chciałbyś postawić, aby dowiedzieć się o oczekiwaniach i potrzebach klientów. Badania te mogą dostarczyć cennych informacji na temat klientów i pomóc dostosować swoje usługi do ich potrzeb.
Analiza oferty utrzymaniowej: Przemyśl, jak jest skonstruowana oferta utrzymaniowa i jaki jest związany z nią koszt. Czy zawsze warto podjąć próbę utrzymania klienta? Zastanów się nad tym, jak wygląda proces utrzymania klienta w Twojej firmie. Czy osoby odpowiedzialne za obsługę klienta podejmują proaktywne działania w celu zrozumienia motywacji odejścia klienta?
Refleksja nad artykułem: Czy coś szczególnie zainteresowało Cię w tym artykule? Jeśli tak, to dlaczego? Jakie konkretne wnioski możesz wyciągnąć z tego artykułu i jakie kroki planujesz podjąć na podstawie tych wniosków?

Rozważając te zadania wdrożeniowe, możesz stworzyć skuteczną strategię utrzymania klientów, która opiera się na analizie, empatii i proaktywnych działaniach. Utrzymanie długotrwałych relacji z klientami wymaga stałego wysiłku i zrozumienia ich potrzeb, a te zadania pomogą Ci osiągnąć ten cel.

W HILLWAY rozwijamy kompetencje zespołów, przygotowując na wyzwania jutra.