Jak być EFEKTYWNYM w czasach ciągłych zmian VUCA? Porada eksperta HILLWAY

Robić rzeczy właściwe a nie koniecznie we właściwy sposób, czyli efektywność w działaniu.

„Każdy potrzebuje być efektywnym, w tym co robi.”

W biznesie: odbierając zamówienia, robiąc kawę, wykładając towar na półki, dbając, by klienci byli zadowoleni, a każda sytuacja podbramkowa zażegnana w parę chwil.

W szkole: żeby wiedza była konsekwentnie utrwalana, oceny dobre,
a matura napisana na jak najwyższy wynik.

W domu: pokój musi być posprzątany, obiad zrobiony, a kot nakarmiony.

We własnej twórczości: aby tekst na bloga lub nowy film pojawił się w konkretny dzień, utwór na klarnecie był doszlifowany, notatki z książki zrobione.

Nawet podczas podróży, kiedy cała wyprawa powinna być odpowiednio zaplanowana.

Efektywności potrzebujemy każdego dnia. I szczerze można powiedzieć, że w jakiejkolwiek dziedzinie byś jej nie potrzebował, da się streścić ją dosłownie w paru zasadach.

Zasadach które poznasz, wprowadzisz w działanie i zrozumiesz wszystko trzy razy lepiej.

Efektywność nie liczy się w czasie.

Choć wielu ludzi tak to postrzega.

Ludzie często mówią: „ale byłem dzisiaj produktywny! Ile to ja godzin nad tym siedziałem! Ale jestem z siebie dumny, zobacz!”

A ja dobrze widzę, że ta „praca” właściwie nic im nie dała. Bo tu na parę minut weszli na „pejsa”, tam otworzyli nową książkę, potem odpalili Onet i w końcu siedli do pracy po półgodzinnej przerwie. I tak co jakiś czas. Zamiast maksymalnie skupić się na tym, co ma być skończone.

Jak to wygląda z perspektywy ludzi efektywnych?

Zobacz, pisząc książkę lub ofertę biznesową – można siedzieć nad tekstem i dwadzieścia pięć godzin, twierdząc, że wyszedł perfekcyjnie. Napisać ponad trzy tysiące słów, z dokładnym poruszeniem tematu oraz idealnie podkreślającymi atmosferę zdjęciami. Wymyślić przyciągający uwagę tytuł, a nawet zapłacić Facebookowi za promocję.

Ktoś inny za to, siądzie na chwilę, wyskrobie osiem razy mniej w przerwie między różnymi zadaniami. A potem od tak wrzuci to do netu. Na końcu okaże się, że jego tekst wyświetli się u czytelników dwadzieścia tysięcy razy. A inny zobaczy niecałe sto z nich.

I co z tego, że siedziałem nad czymś cholernie długo, skoro nie przyniosło mi to oczekiwanych rezultatów? Fajnie, dałem z siebie dużo, ale… Kogo właściwie to obchodzi?

Po co mam uczyć się języka przez kilka lat, skoro mogę zdobyć potrzebną wiedzę, spiąć się i mówić w nim płynnie po paru miesiącach? W jakim celu czytać w książce rozdziały, które mnie nie interesują, jeśli wiem, że powinienem skupić się na tych bardziej istotnych?

Pewnie, mogę pochwalić się, jak dużą część dnia przeznaczyłem na pracę, a ile z tego poszło na rozrywkę. Hustle, grind, odpowiedzialność, poważne życie. Takie tam…

A tak naprawdę chodzi o to, aby wziąć jak najmniej czasu i zadać sobie proste pytanie: co mogę zrobić, aby wykorzystać go najlepiej, jak to tylko możliwe? Nie tracąc czasu na bzdety, a skupiając się tylko na tym, co najważniejsze? Potem przejść do działania i zobaczyć, co się stanie.

“Efektywność to nie czas. Efektywność to wynik, jaki zdobywamy na mecie.”

Bez przesady z tymi priorytetami

Właściwie w każdym przypadku, gdy pojawia się temat efektywności, musi nastąpić po niej temat „priorytetów”. I każdy wymienia ich zalety. Mówi jakie są istotne. Jakie to jest ogromnie ważne, żeby wiedzieć, co robić w jakiej kolejności. Znaczy, mówią to w ładniejszy sposób, aby ta technika brzmiała jak magiczne zaklęcie, które wszystko naprawi.

Priorytety może są w stanie dobrze zorganizować Ci pracę… lecz nic poza tym z nich nie masz.

Ustalając priorytety, tak naprawdę, robisz tylko jedną rzecz. Bierzesz „rzecz numer pięć” i wrzucasz ją na początek listy. Aby stała się „bardzo ważną rzeczą numer jeden, którą niesamowicie szybko muszę się zająć”. To tyle.

Nie daje Ci to ani więcej czasu, ani nie usprawnia Twojej organizacji w żaden niezwykły sposób. Dlatego nie róbmy z tej techniki jakiejś recepty na produktywność. Bo akurat ta jest chyba jedną z ostatnich, które nam to przyniosą.

Bierz się za to co trzeba.

Czasem możemy bezinteresownie pomóc. Włączyć się w wolontariat. Poświęcić dzień na totalny odpoczynek. Albo zrobić coś, co nie da nam nic specjalnego, ale za to będziemy się świetnie bawić. Tylko znajmy tego granicę.

Nie bierzmy się za coś, co nie jest potrzebne. Za projekty, które nic nie dają. A czasem wręcz zabierają. Możesz brać udział w konkursach, ale prawdopodobnie poświęcisz na to ogrom czasu, nie wynosząc z tego aż tak dużo. Choć nie warto. Możesz uczyć się w szkole przedmiotów, które nie mają żadnego znaczenia, poświęcając im tyle samo czasu, co wiodącym. Ale to bez sensu.

Jeśli chcesz, możesz nawet przeczytać wszystkie poradniki dotyczące efektywności. Chociaż nigdy nie dadzą Ci tyle, co zwykła praca. I to podejście da się aplikować właściwie do wszystkiego.

Możesz tracić czas i energię na to co drugorzędne.

Zawsze chodzić na imprezy, jeśli ktoś Cię zaprasza. Za każdym razem się angażować, jeżeli jest do tego okazja. Szukać pierwszej lepszej drogi, zamiast rozejrzeć się za tą najtrafniejszą.

Albo skupić całą uwagę na rzeczach, które dają Ci najwięcej.

“Możesz tracić czas i energię na to co drugorzędne. Albo skupić całą uwagę na rzeczach, które dają Ci najwięcej.”

Na przyjaciołach, z którymi czas jest bez znaczenia. Bo to oni nadają Twojej rzeczywistości kolorów. Na pasjach, które naprawdę kochasz, pomimo, że nic z nich nie masz. Bo teraz dają Ci czystą radość, a kiedyś mogą przerodzić się w coś pięknego. Na robieniu ogromnego researchu za każdym razem, gdy potrzebujesz poradzić sobie z nowym wyzwaniem. Aby znaleźć genialne rozwiązania, które zaoszczędzą Ci dużo wszystkiego.

A przede wszystkim na szanowaniu swojego czasu. Bo nigdy, przecież, nie dostaniesz go z powrotem.

Szukaj dziur i łataj je.

Każdy z nas ma jakieś.

Lubimy czasem sięgnąć po nową książkę i zacząć ją wertować bez głębszego celu. Przeczytać pięć stron i nagle odłożyć. Potem wziąć telefon, aby wejść na snapchata i wysłać znajomym jakąś fotę. Potem na messengera, żeby obgadać jedną sprawę. No i wysłać mema kumplowi. Znów wrócić do laptopa i odpalić nowy filmik na Youtubie. Jest coś fajnego w pójściu do kuchni i zrobieniu sobie dodatkowego kubka kawy. W robieniu nowych playlist na spotify. W czytaniu artykułu, który otworzyło się, bo nagle pojawił się na tablicy. I w równie szybkim wróceniu na fejsa.

A szczególnie w sięganiu po telefon w przerwie od nauki, pracy, pisania, czytania czy nawet podczas kawy z kumpelą. Czas leci, my skaczemy od jednej rzeczy do drugiej, żadnej z nich nie poświęcając odpowiedniej ilości czasu. Doba sobie spokojnie płynie, a my kładziemy się wieczorem z poczuciem „znów nie zrobiłem tego, co powinienem”.

Ponieważ nauczyliśmy się, że w dzisiejszych czasach tak po prostu jest. Dostajemy kilka tysięcy różnych bodźców w ciągu godziny i sami dorzucamy sobie jeszcze trochę. Zamiast wziąć się za jakieś zadanie, aby skończyć je w trzy godziny, (niby) znacznie przyjemniejsze będzie chwytanie się innych aktywności i rozciąganie całego procesu na pięć godzin.

Koniec z tym. Takie podejście niszczy wszystko.

Zdajesz sobie sprawę z tego, ile możesz zrobić, jeśli tylko będziesz dzielił swoje działania na dłuższe sesje, zamiast co chwilę przechodzić do czegoś nowego? Jak bardzo zyska na tym Twoja kreatywność, umiejętność skupienia i rozwiązywania problemów?

Praca jest tylko zdaniem do którego przychodzę, robię, i od którego odchodzę.

Robię jakieś trzy razy więcej. I bardzo mi z tym dobrze.

Jak to zrobić? A nie tak trudno.

Prawdopodobnie najprostszym rozwiązaniem jest jasne i konkretne zorganizowanie sobie calutkiego dnia. Od obudzenia się, aż do położenia spać wieczorem. Z uwzględnieniem nawet najmniejszych aktywności. Słowem, nastawiaj sobie minutnik do odmierzania czasu, jaki został Ci do końca jakiegoś zadania.

Połącz oba i spróbuj.

• Rano nie dotykaj telefonu. Puść sobie muzykę, zrób śniadanie i wypij kawę. Potem poświęć na pracę pełne, nieprzerwane dwadzieścia/dwadzieścia pięć minut, dając sobie pięć na oddech. I na zmianę. Aż nie skończysz tego, co sobie na dzisiaj zaplanowałeś.
• Nie skacz z zadania na zadanie.
• Wyłącz telefon, zablokuj sobie na jakiś czas pewne strony przy użyciu ColdTurkey, włącz dobrą muzykę i zanurz się w pracy.

Na początku uznasz to za dziwne. Będziesz czuł mrowienie, zmuszając się, by tylko nie otworzyć przeglądarki albo nie sprawdzić, ile lajków wpadło pod ostatnim zdjęciem na Instagramie.

W pierwszej sesji będzie trudno. Poddasz się pewnie ze trzy razy. W następnej zrobisz to dwa razy. A po tygodniu takiego działania Twój minutnik z aplikacji wskoczy Ci do głowy. I przyzwyczaisz się, że jak nauka, to nauka. Że jak spotkanie, to spotkanie. Jak sprzątanie, to tylko i wyłącznie sprzątanie. Na sto procent. Bez przerywania. Czegokolwiek byś nie robił.

Dyscyplina jest wszystkim.

Za każdym razem, kiedy przychodziła chwila zwątpienia i słabości, zastanawiamy się – co mam zrobić, żeby ta magiczna chęć wróciła. Wypisujemy cele, czytamy książki o wielkich ludziach.

Część z tych technik była bardziej, część mniej pomocna.

A rozwiązanie jest tuż tuż. Nieporównywalnie bliżej, niż na początku nam się zdawało. W pewnym momencie powiedz sobie dosyć. Tak nie może przecież być. Musi być jakiś logiczny sposób, żeby ogarniać nawet, jak się bardzo nie chce.

I w tamtym momencie zacząłem robić o wiele więcej. Praktycznie z dnia na dzień. Skupiając się na tym, na czym naprawdę powinienem.

Wszyscy ludzie, których podziwiałem mówili o działaniu i ciągłej, powtarzalnej pracy nad tym, na czym nam naprawdę zależy.

A ja tylko siedziałem w „poczekalni”, mając nadzieję, że Pani motywacja nareszcie wyczyta moje imię.

I ostatecznie okazało się, że była ona tylko ułudą.

Motywacja stała się dla mnie (jak dla wielu z nas) punktem odniesienia, do którego wracałem za każdym razem, gdy nie miałem humoru na pracę. Zamiast zacisnąć zęby i po prostu robić, robić, robić; wszystko zrzucałem na nią. Bez zastanowienia.

Dlatego postanowiłem zaprosić do siebie dyscyplinę. Z czasem dziękując motywacji za współpracę.

Po raptem paru tygodniach okazało się, że w magiczny sposób robię o wiele więcej. Nadążam ze wszystkim, realizuje założone cele. Ogarniam, co powinienem.

I robię, robię, robię.

Tylko dlatego, że przedłożyłem dyscyplinę nad motywację. I zrozumiałem, że efektywność nie łączy się z „chęciami”. Ta prawdziwa składa się tylko i wyłącznie z dyscypliny.

Autor publikacji: Artur Płonka – trener biznesu HILLWAY.

Szukasz sprawdzonych technik i praktyk na zwiększenie efektywności osobitej? Mamy coś dla Ciebie!

W HILLWAY oferujemy szereg praktycznych warsztatów pod okiem wyselekcjonowanych ekspertów rozwijających kompetencje i umiejętności z zakresu efektywności oraz produktywności osobistej.

Wybrane programy szkoleniowe z efektywności osobistej (kliknij w interesujące Cię szkolenie):

• Szkolenie Zarządzanie energią osobistą – czyli jak wzmocnić efektywność poprzez zarządzanie własną energią
• Szkolenie HILLWAY Mindfulness – Trening uważności w pracy i w życiu codziennym
• Szkolenie Zarządzanie stresem i przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu
• Szkolenie Job Crafting – nowa metoda na budowanie sensu i większej satysfakcji w pracy
• Szkolenie Efektywność osobista w planowaniu i realizacji zadań
• Szkolenie Zarządzanie sobą w zmianie i szybka adaptacja do zmian