Sztuka parafrazy metodą EZOP: Jak lepiej słuchać i rozumieć współpracowników?

Akademia Mentoringu HILLWAY wdrożenie mentoringu sukcesja stanowiskowa

Parafraza to kluczowy element skutecznej komunikacji, który pozwala na jasne zrozumienie i potwierdzenie informacji między rozmówcami. Parafraza jest niezwykle ważna w efektywnej komunikacji, ponieważ pomaga upewnić się, że wszyscy uczestnicy rozmowy mają wspólne zrozumienie omawianych kwestii. Model EZOP to doskonałe narzędzie do stosowania parafrazy. Dzięki niej możesz lepiej zrozumieć intencje rozmówcy, precyzyjnie odpowiedzieć i upewnić się, że wszystkie strony są na tej samej stronie. 

Co to model EZOP? Jak przyczynia się do lepszej komunikacji?

Model EZOP to skuteczne narzędzie do poprawy komunikacji, które opiera się na czterech kluczowych krokach: Empatycznie Wysłuchaj, Zrozum, Odpowiedz i Potwierdź.

1. Empatycznie Wysłuchaj (Okaz Zrozumienie)

Pierwszym krokiem jest aktywne słuchanie rozmówcy z pełną uwagą i empatią. Staraj się wczuć w sytuację drugiej osoby i zwróć uwagę na jej ton, emocje i gesty. Pokazanie, że jesteśmy zaangażowani, pomaga rozmówcy czuć się zrozumianym i szanowanym. Warto użyć słów w stylu: „Rozumiem, że czujesz się…” lub „To dla Ciebie ważne, że…”.

2. Zrozum (Dopytaj)

Kiedy już wysłuchaliśmy rozmówcy, ważne jest, aby upewnić się, że naprawdę rozumiemy, co chciał nam przekazać. Możemy to zrobić, zadając pytania otwarte, które pozwolą na pogłębienie tematu. Przykłady takich pytań to: „Czy możesz wyjaśnić, co masz na myśli mówiąc…?” lub „Czy dobrze rozumiem, że…?”. Warto dążyć do uzyskania odpowiedzi „tak” od rozmówcy, co potwierdza, że nasza interpretacja jego słów jest poprawna. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko nieporozumień i możemy lepiej odpowiedzieć na potrzeby i oczekiwania rozmówcy.

3. Odpowiedz (Podaj Swoją Odpowiedź)

Po uzyskaniu pełnego obrazu sytuacji, możemy przystąpić do parafrazy. W tym kroku ważne jest, aby przedstawić własnymi słowami to, co usłyszeliśmy, zachowując sens wypowiedzi rozmówcy. Możemy powiedzieć: „Więc jeśli dobrze rozumiem, myślisz, że…” lub „Czy dobrze odczytuję, że uważasz, iż…”. To pomaga nie tylko w potwierdzeniu, że dobrze zrozumieliśmy przekaz, ale także daje rozmówcy możliwość poprawienia nas, jeśli coś źle zinterpretowaliśmy.

4. Potwierdź (Upewnij Się)

Ostatni krok polega na upewnieniu się, że nasze zrozumienie jest zgodne z zamiarem rozmówcy. Możemy zapytać: „Czy to jest to, co chciałeś przekazać?” lub „Czy moje rozumienie Twojej wypowiedzi jest poprawne?”. Dzięki temu kroku, kończymy komunikację z pewnością, że obie strony są na tej samej stronie, co zapobiega potencjalnym nieporozumieniom.

 

Przykład Rozmowy z Nowym Pracownikiem z wykorzystaniem modelu EZOP

Nowy pracownik, Anna, zaczyna swoją pierwszą pracę w dziale marketingu. Jej menedżer, Michał, chce omówić jej pierwsze tygodnie w pracy oraz ustalić priorytety na najbliższy czas.

Michał (Menedżer):
Cześć, Anno! Chciałem porozmawiać o tym, jak się czujesz po pierwszych tygodniach pracy. Jakie masz wrażenia?

Anna (Nowy Pracownik):
Cześć, Michał! Wszystko jest w porządku. Cieszę się, że mogłam poznać zespół i nauczyć się podstawowych rzeczy. Chociaż czasami czuję się przytłoczona ilością nowych informacji.

Michał:
(1. Empatycznie Wysłuchaj) Rozumiem, że zaczynanie nowej pracy może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy trzeba przyswoić dużo nowych rzeczy. Ważne, żebyś czuła się komfortowo i wiedziała, że zawsze możesz zapytać, jeśli coś jest niejasne.
(2. Zrozum) Czy możesz mi powiedzieć, które aspekty pracy wydają Ci się szczególnie trudne lub przytłaczające?

Anna:
Głównie chodzi o naszą strategię marketingową. Mam wrażenie, że jest bardzo złożona i obawiam się, że nie wszystko jeszcze rozumiem.

Michał:
(3. Odpowiedz) Jeśli dobrze rozumiem, czujesz się trochę zagubiona w naszej strategii marketingowej, prawda? Chciałabyś lepiej zrozumieć, jakie są nasze główne cele i działania?
(4. Potwierdź) Czy to dobrze oddaje Twoje odczucia?

Anna:
Tak, dokładnie. Chciałabym mieć pewność, że dobrze rozumiem, nad czym pracujemy i jakie są priorytety.

Michał:
Świetnie, że to mówisz. Dla mnie ważne jest, żebyś czuła się pewnie w swoich obowiązkach. Proponuję, żebyśmy na najbliższym spotkaniu zespołu szczegółowo omówili strategię i wyjaśnili wszelkie wątpliwości. Czy to Ci odpowiada?

Anna:
Tak, bardzo by mi to pomogło.

Michał:
Cieszę się, że możemy to wyjaśnić. Gdybyś miała jeszcze jakieś pytania, śmiało do mnie zgłaszaj. Chcę, żebyś czuła się częścią zespołu i miała jasność co do swoich obowiązków.

Anna:
Dziękuję, Michał. Na pewno skorzystam z tej możliwości.


W powyższym przykładzie, Michał zastosował metodę EZOP, aby lepiej zrozumieć potrzeby i obawy Anny, zapewniając jej wsparcie i pomoc w adaptacji do nowego środowiska pracy.

Słuchaj, by zrozumieć, a nie odpowiedzieć: powszechny błąd w komunikacji

Wiele osób w rozmowie popełnia powszechny błąd — nie słuchamy, aby zrozumieć, lecz aby odpowiedzieć lub zripostować. Często nasza uwaga skupiona jest na formułowaniu własnej odpowiedzi, zamiast na pełnym zrozumieniu tego, co mówi druga strona. To zjawisko może prowadzić do nieporozumień, a nawet konfliktów, ponieważ komunikacja staje się powierzchowna, a ważne informacje mogą zostać przeoczone.

Słuchanie, by zrozumieć, wymaga aktywnego skupienia się na rozmówcy i jego przekazie. Kiedy słuchamy, by błysnąć własną ripostą, tracimy z oczu główny cel komunikacji: efektywne wymienianie się informacjami i budowanie zrozumienia. Dlatego metoda EZOP, z jej naciskiem na empatyczne słuchanie i dopytywanie w celu wyjaśnienia, jest tak wartościowa. Pozwala nie tylko lepiej zrozumieć perspektywę rozmówcy, ale także buduje zaufanie i wzajemny szacunek w rozmowie.

Podsumowanie

Zastosowanie metody EZOP w parafrazowaniu nie tylko pomaga w lepszym zrozumieniu rozmówcy, ale także buduje zaufanie i otwartość w relacji. To narzędzie jest szczególnie przydatne w sytuacjach konfliktowych lub w trudnych rozmowach, gdzie jasność i precyzja w komunikacji są kluczowe.

W HILLWAY rozwijamy kompetencje zespołów, przygotowując na wyzwania jutra.

Power Skills
Skip to content WordPress Double Opt-in by Forge12