Jak przekazać feedback? 9 złotych zasad udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej w pracy menedżera

9 zasad udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej

Zasada 1: Wypowiadaj się o zachowaniu, a nie o całym człowieku.

Krytykując jedynie zachowanie, oszczędzisz osobie krytykowanej poczucia wartości i pozwolisz jej na łatwiejszą zmianę swojego zachowania.

Dobrze: “Zauważyłem, że nie przestrzegasz procedur dotyczących raportowania postępów projektu. Proszę o więcej uwagi w tym zakresie.”

Źle: “Jesteś beznadziejnym pracownikiem. Nie potrafisz zrobić nic dobrze.“

Zasada 2: Mów o obserwacjach, a nie o wnioskach.

W ten sposób unikniesz błędów w interpretacji i pozwolisz osobie krytykowanej na bardziej szczegółową samoocenę.

Dobrze: “Zauważyłem, że twoje wysyłane maile często zawierają błędy ortograficzne i gramatyczne.”

Źle: “Nie potrafisz poprawnie napisać maila.“

Zasada 3: Opisuj, a nie oceniaj.

Opisując tylko fakty, zwiększasz szansę na zrozumienie informacji przez osobę odbierającą informację.

Dobrze: “Zauważyłem, że w trakcie spotkania z klientem nie udało Ci się odpowiedzieć na kilka pytań, co mogło wpłynąć negatywnie na naszą reputację. Proszę o więcej uwagi przygotowań do spotkań.“

Źle: “Byłeś kompletnie niekompetentny podczas spotkania z klientem. Nie powinieneś być zatrudniony na tym stanowisku.“

Zasada 4: Koncentruj się na konkretnych zachowaniach, a nie uogólniaj.

Unikniesz w ten sposób ryzyka niesprawiedliwego osądzenia osoby krytykowanej oraz ułatwisz jej proces poprawy swojego zachowania.

Dobrze: “Podczas ostatniego spotkania, byłeś spóźniony o 20 minut.“

Źle: “Zawsze jesteś spóźniony.“

Zasada 5: Ograniczaj do minimum dawanie rad i pouczanie.

Wprowadzenie swoich rad i pouczeń może przysłonić same fakty i zniweczyć całą informację zwrotną.

Dobrze: “Zauważyłem, że twoje odpowiedzi na pytania klientów są czasem nieprecyzyjne. Być może warto byłoby przeprowadzić kilka dodatkowych szkoleń w tej kwestii.“

Źle: “Powinieneś zacząć odpowiadać na pytania klientów bardziej precyzyjnie.”

Zasada 6: Miej zadaniowe podejście, a nie dawaj upustu swoim emocjom.

Informacja zwrotna powinna być skoncentrowana na osiągnięciu celu, a nie na wyładowywaniu swoich emocji.

Dobrze: “Proszę o dostarczenie raportu z postępów projektu do końca tygodnia.“

Źle: “Nie jestem zadowolony z Twojej pracy, musisz się poprawić.“

Zasada 7: Podawaj tyle informacji, ile druga osoba będzie w stanie wykorzystać.

Przeciążenie osoby odbierającej informację jej nadmiarem może spowodować, że straci ona zainteresowanie całą sprawą.

Dobrze: “Podczas wczorajszego spotkania, zwrócono mi uwagę, że niepotrzebnie przedłużasz swoje wystąpienie. W przyszłości postaraj się na tym popracować.“

Źle: “Podczas spotkań powinieneś mówić krócej.“

Zasada 8: Zwracaj uwagę na warunki przekazywania informacji.

Czas, miejsce i sytuacja są ważne. Ważne jest, aby przekazać informację w odpowiednim momencie i miejscu oraz w taki sposób, aby osoba odbierająca informację czuła się bezpiecznie i zrozumiała jej intencje.

Zasada nr 8 mówi o tym, że nie tylko treść informacji zwrotnej jest ważna, ale także sposób, w jaki ją przekazujemy. Czas, miejsce i sytuacja mają duży wpływ na to, jak informacja zostanie odebrana przez drugą osobę.

Jeśli chodzi o czas, to ważne jest, aby wybrać odpowiedni moment na udzielenie informacji zwrotnej. Jeśli ktoś jest zestresowany lub zły, może to wpłynąć negatywnie na odbiór przekazanej informacji. Dlatego lepiej wybrać czas, gdy druga osoba jest w spokojnym i otwartym na rozmowę nastroju.

Miejsce również ma znaczenie – należy unikać przekazywania informacji w miejscach publicznych, gdzie druga osoba może czuć się skrępowana lub zdominowana. Lepszym rozwiązaniem jest prywatne spotkanie, gdzie można swobodnie porozmawiać.

Ważne jest także, aby dostosować styl przekazywania informacji do konkretnej sytuacji. Na przykład, jeśli chcemy skrytykować czyjeś zachowanie, lepiej zacząć od pozytywnych aspektów, a następnie przejść do krytyki. Natomiast jeśli chcemy pochwalić kogoś, lepiej zacząć od gratulacji, a następnie opowiedzieć o konkretnych osiągnięciach.

Ważnym elementem jest także zasada “chwal publicznie, a gań w cztery oczy“. Oznacza to, że pochwały należy udzielać publicznie, aby wzmocnić poczucie własnej wartości i motywację do dalszej pracy, natomiast krytykę należy przekazywać w sposób prywatny, aby uniknąć kompromitacji drugiej osoby w oczach innych.

Zasad 9: Pamiętaj, że udzielanie informacji zwrotnej wymaga umiejętności, szacunku i zrozumienia dla drugiej osoby.

Przekazywanie informacji zwrotnej powinno być postrzegane jako pomoc dla osoby krytykowanej (feedback to prezent, to lista rzeczy do rozwoju), a nie jako sposób na wywołanie negatywnych i nieprzyjemnych emocji.

Dobre praktyki efekywnego feedbacku’u:

1. Nie czekajmy z feedbackiem na ocenę roczną, niech stanie się on codzienną praktyką.
2. Szczery feedback ma nieocenioną wartość – zastosujmy i nauczmy tego zespół.
3. Powtarzajmy jak mantrę zasady współpracy i komunikacji w zespole – dbamy o komfort i rozwój.
4. Zasięgnijmy porad specjalistów. Zanim zastosujemy wiedzę o konstruktywnej informacji zwrotnej w praktyce, sprawdźmy się na warsztacie z komunikacji.
5. Na dobry feedback składa się wkład merytoryczny, sposób i miejsce spotkania oraz atmosfera w zespole. Warto o tym pamiętać i o to zadbać.
6. Rozwijaj się i doskonal jako lider, dbaj o motywację zespołu i płynną komunikację – to klucz do sukcesu.

Podsumowanie

Podsumowując, udzielanie informacji zwrotnej jest niezwykle ważnym elementem skutecznej komunikacji menedżera z podwładnymi. Przestrzeganie dziewięciu zasad, takich jak koncentracja na zachowaniach, unikanie oceniania, czy dobieranie odpowiedniego czasu i miejsca, pozwoli nam na skuteczne przekazywanie informacji i osiąganie lepszych wyników w pracy menedżera. Jednak pamiętajmy, że przekazywanie informacji zwrotnej wymaga umiejętności, szacunku i zrozumienia dla drugiej osoby. Dlatego warto podejść do tego zagadnienia z wyczuciem, empatią i otwartością na dialog, aby uniknąć nieporozumień i osiągnąć pozytywne rezultaty dla obu stron. Umiejętności przekazywania konstruktywnej i efektywnej informacji zwrotnej (feedback’u) możesz rozwinąć podczas szkolenia HILLWAY Feedback – skuteczne wdrożenie modelu udzielania informacji zwrotnej.