Zarządzanie zmianą w organizacji jest procesem długofalowym. Nigdy nie przebiega według gotowych schematów i często prowadzi do rezultatów, które nie są do końca określone, ponieważ zachodzi w zespole ludzkim. Jednym z czynników zaburzającym przebieg procesu jest opór pracowników wobec zmiany.
Opis sytuacji klienta – analiza przypadku, wyzwanie:
Klient będący w trakcie procesu łączenia konkurencyjnych dotąd firm przeprowadza w swojej organizacji szereg zmian. Jednym z problemów, który pojawił się w organizacji był standardowo opór pracowników wobec wprowadzanych rozwiązań. W związku z tym, że Zarząd firmy na co dzień nie ma możliwości spotykania się ze wszystkimi pracownikami, za efektywny proces komunikacji odpowiadają głównie menadżerowie.
W organizacji pojawiła się potrzeba przyswojenia dodatkowej wiedzy i nabycia umiejętności, które miały pozwolić kadrze menadżerskiej na zakomunikowanie zmian w taki sposób, by wymuszone zmiany zostały przyswojone przez zespół pracowników oraz utwierdziły ich, w przekonaniu, że zmiana jest pozytywna i prowadzi do rozwoju firmy.
Rozwiązanie:
W związku z tym, że projekty HILLWAY opierają się na partnerskim podejściu, już w momencie badania potrzeb przedszkoleniowych wspólnie z Klientem prowadzimy aktywny dialog mający na celu wypracowanie jak najlepszych rozwiązań praktyk, które pomogą firmie osiągnąć sukces.
W ramach badania potrzeb szkoleniowych przeprowadzono pogłębione wywiady z Zarządem firmy na temat dotychczasowego modelu komunikacji zmian w organizacji, omówiono przykłady zarządzania zmianą w innych strukturach i zdiagnozowano punkty krytyczne, które wywoływały opór do zmian. Jednym z takich punktów krytycznych był m.in. niedopasowany przekaz do rodzaju odbiorców oraz brak komunikacji celów i korzyści ze zmian pod kątem pracownika, jak również brak wcześniejszego doświadczenia menadżerów w podobnych sytuacjach.
Przygotowano założenia do projektu, którego celem było ukształtowanie kompetencji z zakresu sztuki prezentacji i wystąpień publicznych u menadżerów średniego i wyższego szczebla danej organizacji pod kątem konkretnych sytuacji, czyli wystąpień i prezentacji związanych z komunikowaniem zmian. Określono metody i narzędzia, dzięki którym osiągniemy założony cel projektu (interaktywny warsztat – praca przy pomocy case study, odgrywanie ról, mentoring i dyskusja)
Szkolenie prowadził doświadczony Trener – praktyk biznesu, który znał klienta i znał część uczestników szkolenia, jak również miał doświadczenie w zarządzaniu zmianą.
Szkolenie zaczęło się od ujęcia roli komunikacji i zrozumienia po co są prowadzone prezentacje w procesie zarządzania zmianą, anastępnie realizowane było zgodnie z przygotowanym programem.
W trakcie interaktywnych warsztatów każdy menadżer przygotował swoją prezentację, która nie skupiała uczestników na slajdach, a na osobie i prezentowanej treści. Przećwiczono wystąpienia publiczne mające na celu komunikację zmian.
Dodatkowe tematy dyskusji prowadzone były na życzenie uczestników, którzy chcieli uzyskać informacje zwrotną od Trenera dotycząca sposobów radzenia sobie z trudnymi sytuacjami w procesie informowania pracowników o zmianach celów strategicznych i niepopularnych decyzjach będących skutkiem zmian.
Podczas szkolenia wskazane zostały dodatkowo praktyczne rozwiązania komunikacyjne, które wpływają na efektywność pracy zespołów, miedzy innymi:
- konieczność przekazywania wiedzy góra – dół i dół- góra,
- wskazywanie i dopracowywanie poszczególnych technik skutecznych i dobrych praktyk w komunikacji z pracownikami i przełożonymi
- wymienianie doświadczeń i wiedzy, również z zakresu pozaszkoleniowego, m.in. negocjacji B2B
W związku z tym, iż jedną z metod pracy jest dyskusja i aktywny dialog Trenera z uczestnikami pracownicy danej firmy w trakcie warsztatów chętnie zadawali pytania merytoryczne, których konstrukcja rozpoczynała się od ?a co w sytuacji gdy?? . Aktywnie uczestniczyli w warsztatach a spostrzeżenia jakie padały podczas ćwiczeń były zapisywane , znajdując automatycznie zastosowanie w konkretnych sytuacjach z codziennej pracy.
Standardowo w trakcie projektu przeprowadzono badanie efektywności szkolenia, zbadano reakcję uczestników na projekt, wyznaczono cele indywidualne i grupowe jak również został przygotowany raport poszkoleniowy. Realizacja założonych celów została zweryfikowana w ramach kolejnego warsztatu, warsztatu follow-up. Między szkoleniami uczestnicy kontaktowali się z kierownikami projektu po stronie Klienta i HILLWAY, jak również mieli możliwość konsultacji z Trenerem.
Rezultat:
W trakcie warsztatów i prac między szkoleniem właściwym, a szkoleniem follow-up ukształtowano kompetencje związane z podstawami sztuki prezentacji i wystąpień publicznych, przedstawiono, omówiono i skorygowano najczęściej popełniane błędy w procesie prezentacji zmian, jak również ukształtowano postawę nastawioną na sukces i efektywne wdrożenie zmian.
CASE STUDY powiązane z tematem szkolenia SZTUKA PREZENTACJI W PROCESIE ZARZĄDZANIA ZMIANĄ
