Praca hybrydowa stała się standardem w wielu firmach w Polsce oraz na świecie i stanowi wg HILLWAY główne wyzwanie w efektywnym zarządzaniu zespołami. Według raportów: Zoom „Navigating the Future of Work” i Insight’s Global Hybrid Working Report 2023 64% liderów globalnie wdrożyło model hybrydowy w swoich organizacjach. Jednak pomimo licznych korzyści, praca hybrydowa niesie za sobą konkretne wyzwania – zarówno dla managerów, jak i pracowników. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.

Wyzwania managerów zespołów hybrydowych

W pracy hybrydowej pojawia się wiele wyzwań dla Liderów i Managerów, które nie są obecne w takim samym stopniu w przypadku pracy w biurze lub wyłącznie zdalnej. Chociaż mogą wydawać się podobne, wymagają zupełnie innego podejścia, dopasowanego do tego modelu pracy. Na podstawie raportów przedstawiamy dwa, które według raportów są najważniejsze:

1. Budowanie spójności zespołu i zaangażowania

Managerowie zespołów hybrydowych mierzą się z trudnym zadaniem budowania zaangażowania wśród pracowników, którzy nie zawsze pracują w tej samej lokalizacji. Badania pokazują, że hybrydowi pracownicy czują większą więź ze swoimi współpracownikami i firmą niż osoby pracujące wyłącznie w biurze, co daje szansę na sukces, ale wymaga odpowiednich narzędzi i strategii.

Według ekspertyzy HILLWAY rozwiązaniem może być wdrożenie stałych dni w tygodniu (najczęściej są to wtorki, środy i czwartki) lub w miesiącu, w których dany Zespół pracujący ze sobą spotyka się osobiście w biurze i wówczas pracuje wspólnie nad rozwiązaniami, wyzwaniami, wymienia się doświadczeniami oraz dzieli wiedzą. 

Skuteczne okazuje się także spotkania integracyjne w trakcie lub po pracy, które łączą pracowników i zwiększają poczucie przynależności. Może to być:

• wspólna poranna kawa z odprawą,
• wspólny lunch Zespołu o danej godzinie (na przykład o 13:30, ustawienie zajętości w kalendarzu),
• wspólne wyjścia zespołu po godzinach pracy, ale z budżetem przekazanym przez pracodawcę (tutaj ważna rola Lidera w uzyskaniu budżetu, np. 500-1000 zł na jedno wyjście)

Świetnie sprawdzają się również szkolenia organizowane co kwartał lub raz na pół roku, w trakcie których jednocześnie można pracować nad konkretnymi kompetencjami biznesowymi za pomocą interaktywnych warsztatów i gier symulacyjnych budując poczucie tożsamości z firmą oraz zespołem.

2. Mierz, by uzyskać efektywność. Zarządzanie wynikami w rozproszonym środowisku

Monitorowanie efektywności zespołów hybrydowych może być wyzwaniem, szczególnie gdy organizacje stosują różne modele hybrydowe, takie jak hybryda oparta na wynikach czy hybryda rotacyjna. Managerowie muszą opracować jasne kryteria oceny wyników, aby utrzymać sprawiedliwość i efektywność.

Do skutecznego zarządzania wynikami zespołu potrzebne są umożliwiające ten proces narzędzia – przykładem mogą być Trello, Asana, czy systemy CRM, które umożliwiają monitoring postępów pracy, ocenę aktywności, jak również pracę asynchroniczną, dzięki której różne osoby mogą pracować w różnych godzinach nad  wspólnym projektem Zespołu. Pomocne jest także wdrożenie spotkań mających na celu retrospektywę i feedforward lub często wykorzystywanych podczas szkoleń HILLWAY metod takich jak Start Stop Continue. 

Wyzwania dla pracowników zespołów hybrydowych

Pracownicy wykonujący swoje obowiązki hybrydowo mierzą się z wyzwaniami, z których trzy zdecydowaliśmy się opisać poniżej:

1. Zachowanie balansu między życiem zawodowym, a prywatnym

Praca hybrydowa daje pracownikom większą elastyczność, ale jednocześnie stwarza ryzyko zacierania granic między pracą a życiem osobistym. W badaniach wskazywano, że pracownicy hybrydowi częściej doświadczają trudności z wyznaczaniem jasnych granic czasowych i przestrzennych.

Ważne jest, by wspierać równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, a także pomagać w koncentracji na celach i zadaniach. Dobrym pomysłem może okazać się wprowadzenie “focus hours”, podczas których pracownicy nie mogą być zapraszani na spotkania, co pomaga im zarządzać swoimi zadaniami i uniknąć przeciążenia. Warto też zastanowić się, czy dana osoba koniecznie musi brać udział w konkretnym zaplanowanym spotkaniu i określić ściśle jego agendę, nie przedłużając bez konieczności.

Dobrymi praktykami rynkowymi, które polecamy jako HILLWAY są:

• Wykorzystanie możliwości zaplanowania i wysłania maila rano następnego dnia,
• Dbanie o kulturę organizacyjną, które przejawia się regularnymi szkoleniami z tematyki zachowywania równowagi między pracą a życiem prywatnym, wspieraniem dobrych praktyk zachowania równowagi,
• Ustanowienie w Zespole prawa do odpoczynku po pracy – odłączenia się od systemów firmowych, wyciszania komunikatorów służbowych w godzinach po zakończeniu pracy,
• Rezygnacja z funkcji dual sim w smartfonach na rzecz osobnego telefonu służbowego, który wyciszany jest po godzinach pracy.

2. Współpraca i komunikacja w zespołach rozproszonych

W modelu hybrydowym szczególnie ważne jest stosowanie odpowiednich narzędzi do komunikacji i współpracy. Raporty wskazują, że aż 75% z nich uważa, że ich organizacja musi ulepszyć obecne technologie używane podczas pracy hybrydowej. Brak takich narzędzi lub ich niewłaściwe użycie może prowadzić do wykluczenia części Zespołów i pracowników, zwłaszcza w sytuacji, gdy podczas pracy z domu dowiadują się o czymś dużo później niż część zespołu pracująca w danym dniu w biurze.

Wiele Zespołów korzysta z narzędzi i kanałów komunikacji zdalnej – synchronicznej oraz asynchronicznej. Mogą być jednak wykorzystywane w sposób mało optymalny, dając pracownikom zbyt ograniczone możliwości współpracy lub ich znajomość nie jest powszechna w Zespole. Ważne, by przyjrzeć się, co najbardziej sprawdza się w pracy i podczas wspólnej burzy mózgów w Zespole określić konkretne, odpowiadające wszystkim zasady używania narzędzi i kanałów komunikacyjnych. Takie spotkanie może być też okazją do uwspólnienia wiedzy na temat możliwości i funkcji narzędzi, z których Zespół korzysta. Warto na tej podstawie krótko, w punktach zapisać konkretne wskazówki i instrukcje, do których każdy będzie mógł po czasie wrócić.

3. Rozwój zawodowy w hybrydowej rzeczywistości

Pracownicy często obawiają się, że mniejsza fizyczna obecność w biurze wpłynie negatywnie na ich możliwości rozwoju zawodowego. Z tego powodu firmy muszą dostosować swoje strategie rozwojowe do potrzeb hybrydowych zespołów.

Ważne jest, aby każda możliwość rozwoju była jasno komunikowana w organizacji zarówno do pracowników wykonujących pracę zdalnie, jak i stacjonarnie. Pomocne może okazać się określenie konkretnego modelu awansu zawodowego i na jego podstawie stworzenie długookresowego planu szkoleń oraz innych aktywności rozwojowych i zabezpieczenie w tym celu budżetu. W przypadku zespołów pracujących w strukturze rozproszonej rozwiązaniem mogą być szkolenia online w czasie rzeczywistym lub webinary.

Przyszłość pracy hybrydowej 

Nowe technologie w połączeniu z pracą hybrydową odegrają znaczącą rolę w kształtowaniu przyszłego rynku pracy, zaczynając już od 2025 roku. Podejście do tego modelu stale ewoluuje, a doświadczenia ostatnich lat pokazują, że proces formowania się strategii pracy hybrydowej nie został jeszcze zakończony. Kluczowe stają się zdolności adaptacji do zmian, zarówno na poziomie organizacji, Liderów, Managerów oraz Zespołów, kształtowanie kultury pracy hybrydowej oraz doskonalenie umiejętności zarządzania Zespołami hybrydowymi poprzez szkolenia z zarządzania zespołami pracującymi hybrydowo.

1. Integracja technologii i sztucznej inteligencji

Raporty podkreślają, że integracja narzędzi opartych na AI będzie kluczowa dla sukcesu modeli hybrydowych. Aż 84% liderów uważa, że generatywna AI poprawia produktywność, ale jej skuteczne wykorzystanie wymaga szkoleń i wdrożenia odpowiednich strategii.

2. Dynamiczne zmiany modeli pracy

Aż 75% liderów przewiduje zmiany w modelach pracy w swoich organizacjach w ciągu najbliższych dwóch lat. Firmy muszą być gotowe na adaptację do nowych oczekiwań pracowników i liderów, a także na zmiany wynikające z postępu technologicznego.

3. Różnice międzykulturowe i regionalne

Preferencje dotyczące pracy hybrydowej różnią się w zależności od regionu. Przykładowo, w Europie Zachodniej model hybrydowy jest najczęściej wybieraną opcją, podczas gdy w Ameryce Północnej preferuje się pracę stacjonarną. Organizacje globalne muszą uwzględnić te różnice w swoich strategiach.

Podsumowanie

Praca hybrydowa to przyszłość wielu organizacji, ale jej sukces wymaga umiejętnego zarządzania wyzwaniami. Managerowie i działy HR powinni inwestować w technologie, szkolenia i strategie budujące spójność zespołu, a jednocześnie dbać o równowagę między elastycznością a efektywnością. Odpowiednie podejście pozwoli organizacjom i Zespołom nie tylko sprostać obecnym wyzwaniom, ale też skutecznie przygotować się na przyszłośćwię